La forma de pago 2 está pensada para cuando se generan notas de ventas en terreno, desde el ERPe o desde el ERPc y el cliente pagará contra la entrega de mercadería. En esos casos se usan las dos formas de pago, la 1 para facilitar y agilizar la emisión de los respectivos documentos, la cuadratura de las cajas o turnos, y la 2 para el seguimiento efectivo del pago. En las demás situaciones, solo se usa la forma de pago 1 del modo usual.
Para esto, en forma especial los movimientos cuentan con dos códigos de forma de pago, denominados forma de pago 1, o de sistema, y forma de pago 2, o de control interno, cada una con una función específica; donde solo los casos en que corresponde y aplica permiten u obligan el acceso, liberando de este paso a las demás.
Forma de pago 1 o de sistema
Usualmente en la atención directa de clientes, en mesones, cajas y similares, se utiliza solo la forma de pago 1, especificando la forma y plazo real de pago.
Cuando corresponde según los atributos del documento/movimiento, ya que no todos incluyen los detalles, la forma de pago 1 es la que siempre genera los detalles de cuotas o forma de pago. Esto es así aun cuando se especifique la forma de pago 2.
Usualmente del código de la forma de pago 1 se obtiene la condición de venta que se especifica en el PDF y los XML de los DTE emitidos, y las cuotas o detalle de forma de pago es el detalle que se incluye en esos mismos archivos de los DTE.
Si no es crédito, el ERP solicita que se completen los datos necesarios según la configuración en cada caso.
Esta información es la que alimenta el histórico del cliente, la cartera de documentos a fecha, las cuentas por cobrar y otros. Si la venta es a crédito posteriormente las cuotas serán pagadas mediante ingresos o similares.
Seguimiento
La forma de pago 1 o de sistema tiene su seguimiento en el informe de cuentas por cobrar.
También la cartola de cliente en su resumen financiero y en las cuotas muestra la situación de cada cliente.
Si está así definido, y según el nivel que se especifique, al ingresar el Rut del cliente en los documentos que incluyen la verificación comercial, se despliegan mensajes con la situación actual del cliente, pudiendo incluir sus cuotas vencidas y otros.
El control de condiciones comerciales, donde aplica, considera esta información para informar, solicitar clave o negar el avanzar si existe deuda, entre otras reglas.
Forma de pago 2 o de control interno
Cuando se generan notas de ventas en terreno, desde el ERPe o desde el ERPc y el cliente pagará contra la entrega de mercadería, usualmente se usan las dos formas de pago, la 1 especifica una forma de crédito con un plazo equivalente al de la forma de pago real por recibir, y la 2 especifica la forma real de pago que al momento de emitir el documento aún no se concreta.
Ejemplo 1. Pago real será en efectivo
Ejemplo 2. Pago real será con 2 cheques, a 30 y 60 días
Ejemplo 3. Pago real es crédito a 60 días
El detalle de forma de pago o cuotas del documento, que siempre se basa en la forma de pago 1 o de sistema, será crédito con la(s) cuotas(s) correspondiente(s). De esa forma la caja diaria refleja la venta, pero no exige el pago porque en la práctica este no se ha recibido aún.
En los 2 primeros ejemplos, cuando al entregar la mercadería el cliente concrete el pago, se podrá generar el ingreso correspondiente, que da por pagado el documento de venta y refleja el monto en efectivo o los cheques en la caja diaria de ese día o turno para su correspondiente cuadratura.
En el ejemplo 3, todo es crédito de modo que el cliente cancelaría no contra entrega sino cuando vence el plazo.
Forma de pago 2 no editable
La forma de pago 2 o de control interno no es editable, es decir, no se puede intervenir o especificar, cuando:
- El parámetro global para ello que especifica las sucursales de la empresa (cGlbMovsForPag2Sucs) incluye la actual, y el parámetro global para ello que indica las autorizaciones correspondientes (cGlbMovsForPag2Auts) en esa posición indica que esa sucursal No la edita (las opciones son ‘S’: Si edita, ‘N’: No edita, ‘O’: Obliga contenido; donde ‘O’ verifica que tenga contenido antes de grabar, es decir, no puede estar vacía).
- El Grupo de movimientos actual no está autorizado (por código fuente) a editarla.
- Un parámetro del módulo indica que no está autorizado a editarla (lForPagEdi2 := .f.).
- Está agregando el registro y la variable del módulo que especifica los niveles de usuario que pueden editarla en agregar (cForPag2NivUsuAgr) no está vacía y no incluye el nivel del usuario actual (si la variable no se indica, todos los niveles califican).
- Está modificando el registro y la variable del módulo que especifica los niveles de usuario que pueden editarla en modificar (cForPag2NivUsuMod) no está vacía y no incluye el nivel del usuario actual (si la variable no se indica, todos los niveles califican).
- Si el Tipo de Documento actual en sus atributos indica que no aplica el aceptar formas de pago.
- Si en el módulo el parámetro de autorización a editar datos de cabecera, la forma de pago 2 está temporalmente inactiva (lEdiDatCFP := .f.).
Ejemplos prácticos
Ejemplos prácticos en una empresa con atención en locales y venta en terreno, según los puntos anteriores:
- En Sucursales de Distribución la forma de pago 2 es Obligatoria y debe tener contenido. En otras sucursales debería no ser editable pues no es requerida, si se deja con ‘S’ el usuario puede dejarla vacía.
- Todos los grupos de movimientos que no están relacionados con ventas no la requieren y por tanto no permiten editarla.
- Se puede indicar que en los módulos que no son de ventas no sea editable.
- Al agregar notas de ventas todos los usuarios pueden editar la forma de pago 2 (no se incluye variable o se deja vacía). Al agregar facturas solo los usuarios con nivel R/G pueden editarla, de esa forma los administrativos de distribución (con nivel I) le asignan automáticamente el contenido de la nota de venta al importarla como documento completo, y no pueden cambiarla; mientras que en administración central (usuario con nivel R) pueden editarla libremente, y los cajeros, que no requieren este dato, no tienen acceso y no la editan.
- Al modificar notas de ventas solo los usuarios con nivel R/G pueden editarla. Al modificar facturas solo los usuarios con nivel R/G pueden editarla. Así, los errores de contenido en la forma de pago 2 solo pueden ser corregidos por administración central. En el ERPc está definido que al modificar notas de venta solo los usuarios con nivel R/G pueden editar la forma de pago 2.
- Los documentos que en realidad no incluyen forma de pago, no permiten editarla, pues no tendría sentido hacerlo.
- Si actualmente el módulo tiene definido que las formas de pago en la cabecera del documento no sean editables, no tiene acceso. Esta condición se puede cambiar en tiempo real en las herramientas y su aplicación está sujeta a que se cumplan las demás condiciones.
Consideraciones
La Forma de pago 2 puede comenzar vacía si el parámetro global es incluido y así lo especifica (cGlbMovsForPag2Omi := ‘ ‘ ) o si no es incluido. Si existe y se especifica otra cosa, y corresponde, siempre iniciará con lo que este establezca.
Si un parámetro global especifica que en el PDF y el XML de los DTE emitidos la condición de venta y las cuotas o detalle de forma de pago se basen en la forma de pago 2 (lGlbDTECtasBaseFP2 := .t.) y efectivamente el documento incluye contenido en la forma de pago 2, así se hará, independientemente de que para el ERP y sus bases de datos esa información sigue siendo la que se ve en pantalla y que se basa siempre en la forma de pago 1, aunque haya forma de pago 2. Cuando esa información del PDF y el XML se basa en la forma de pago 2, siempre considera si el documento tiene cancelación anterior, y si así fuera la incluye como primera cuota y calcula las siguientes descontando este monto.
Seguimiento efectivo del pago
Existe un proceso llamado Analizar Cumplimiento Forma de Pago 2, que permite revisar para un rango de tiempo dado y otros parámetros, todos los documentos que incluyen una forma de pago 2 que no es crédito, y una forma de pago 1 que si lo es.
Revisa si el documento está pagado o tiene abonos parciales, si los pagos estuvieron dentro del plazo acordado, si es con documentos a fecha verifica las fechas de vencimiento de estos para confirmar que no fueron emitidos a plazos mayores a los indicados en la forma de pago 2.
Agrupa los resultados en 3 áreas, que el usuario pide según requiera:
- Pendientes. Los que aún no tienen abonos o no han sido completamente pagados.
- Incumplimientos. Los que ya están completamente pagados, pero excedieron el plazo.
- Cumplimientos. Lo pagados que cumplieron correctamente o a favor de la empresa con el plazo.
Este proceso permite navegar los registros, y entre otros acceder a la cartola del cliente respectivo para información más completa y desde allí acceder a la herramienta de historial de autorizaciones, seguimientos, hitos y modificaciones, facilitando estas actividades.
