Del folio de identificación mencionamos lo que creemos requiere información.
Rut
Rut del Cliente, dejar tantos espacios vacíos a la izquierda como dígitos falten para completar 8. El sistema valida que el Rut esté bien construido.
Razón social / Nombre
En caso de razones sociales debe escribirlas tal como legalmente figuran en su Rol. Si utiliza abreviaturas, sugerimos normalizarlas al interior de la empresa, tal como “Soc” para “sociedad”, “Cía” para “compañía”, “I” para “ilustre”, etc. Si usa punto, úselos siempre, sino no los use nunca.
Si se trata de nombres propios, sugerimos usar siempre un estándar, por ejemplo, apellido paterno + apellido materno + nombres, en ese orden, solo separados por un espacio.
Estas son sugerencias que, al seguirlas, le permitirán buscar fácilmente un cliente por su razón social o su apellido, además, al navegar en esta tabla los registros estarán ordenados.
En Sigue® la opción Buscar o F2 busca el texto dado en la columna de ordenamiento, desde el comienzo de su contenido. La opción Rastrear o F3 rastrea el texto dado en la columna de ordenamiento, en cualquier posición de su contenido.
Género / Tipo
Esta clasificación (masculino, femenino, empresa, institución), será utilizada para definir los encabezados en la correspondencia y en otros lugares, por ello es importante respetarla.
Vendedor Asignado
Un cliente es asignado a un vendedor, de acuerdo a la política que establezca la empresa. Desde la tabla de parámetros generales se puede indicar que en los documentos generados no se pueda modificar el vendedor, de este modo todas las ventas, sin importar quien las hace, se asignan siempre al vendedor especificado en el registro maestro del cliente respectivo. Si por parámetros indica que puede ser modificable, el vendedor asignado será ofrecido, pero se podrá cambiar a voluntad.
Vendedor Interno
Independientemente del vendedor asignado, que también es usado para ello, el vendedor interno hace referencia al vendedor que considera el módulo de gestión terreno, además del vendedor asignado, para seleccionar un cliente como parte de su cartera o gestión.
Ejemplo. Un cliente asignado al vendedor 033 será considerado como tal en todo el sistema. Si tiene como vendedor interno al 105, el módulo de gestión terreno lo incluirá en ambos vendedores al revisar. También si en gestión terreno seleccionamos los clientes del vendedor 200, buscará este código de vendedor en ambos campos.
El propósito de esta forma de trabajar es que los clientes usuales de la empresa, aquellos que se atienden en las oficinas o salones de venta y que por ello están asignados a un vendedor de local, puedan además ser internamente asignados a un vendedor de terreno que es responsable de la ruta en que este cliente se encuentra y que será medido por la gestión que realice con él.
Código interno único
La empresa lo utiliza a voluntad, es un dato que pretende identificar la carpeta física del cliente u otro sistema de registro que la empresa mantiene en un archivo manual u otro similar, en el caso de que sea así.
Email de Contacto
Sigue® puede acceder a programas de correo electrónico o enviar correos directamente desde algún registro, cargando al software externo o al propio la información contenida en estos campos.
Esto estará operativo cuando efectivamente el campo correspondiente contenga la información y el formato sea el adecuado.
Inicialmente Sigue® está configurado para que el campo Email contacto contenga uno o más correos electrónicos en formato válido, separados por coma, o las palabras “no tiene” en mayúscula o minúscula. Ello debido a la gran importancia de este medio de contacto por su facilidad de uso, mínimo costo y agilidad en el envío de información en formato digital a los clientes.
Sitio Web
Sigue® puede acceder a navegadores de Internet directamente desde algún registro, cargando al software externo la información contenida en estos campos.
Esto estará operativo cuando efectivamente el campo correspondiente contenga la información y el formato sea el adecuado.
Total Sucursales
Un contador de sucursales que Sigue® maneja internamente. La primera sucursal es este mismo registro, que equivale a la casa matriz.
Tipo Cliente 1 y 2
F2 para acceder a la ayuda, este campo está orientado a clasificar los clientes para filtrar en algunos informes y estadísticas, con conceptos que no se incluyen en los giros o segmentos, como por ejemplo identificar si es consumidor final o distribuidor.
Giro / Segmento 1, 2 y 3
Basados en la tabla de Giros/Segmentación, permiten asignar al cliente hasta 3 giros o segmentos diferentes. En los informes se pueden seleccionar o agrupar los clientes por estas claves. Se han definido tres para apoyar el concepto de diferentes actividades comerciales que nos interesa clasificar y analizar y para la segmentación que la empresa considere en sus estudios, entregando información al cliente según sus preferencias y necesidades (ejemplo: Profesor, Dueña de casa, tercera edad).
También se pueden utilizar el o los que no estén permanentemente asignados para agrupaciones temporales o especiales de los clientes. Por ejemplo, si queremos relacionar un grupo de clientes con algún evento al cual deseamos invitarlos, crearemos el evento como un giro o segmentación y asociaremos los clientes adecuados con ese ‘segmento’ para los informes deseados o incluso para imprimir las invitaciones.
Origen del cliente
Un cliente puede ser incorporado a la base de datos de la empresa mediante:
- Proceso normal (P). Se agrega porque no existe en el momento en que es atendido, visitado o contactado por primera vez.
- Asignación de la Empresa (E). Se agrega con la intención de considerarlo en la gestión, principalmente de terreno, posiblemente la empresa lo ha conocido y le ha interesado agregarlo.
- Incorporación externa (I). No ha sido atendido en la empresa ni se le ha contactado en terreno, pero existe en una base de datos que la empresa adquiere y agrega a la propia.
Ruta
Las Rutas permiten distribuir en forma óptima el trabajo en terreno o sectorizar el territorio cubierto o por explorar, para disminuir los costos en tiempo y dinero, por traslados y otros.
Los clientes (reales o recién incorporados como contactos), pertenecen a una ruta. Las rutas pueden incluir un porcentaje de crecimiento deseado.
Aunque no es exclusivo de este módulo, los clientes también pertenecen a una ciudad y las ciudades también pueden pedir un porcentaje de crecimiento.
