Es el primer folio o pestaña de estos registros, sus datos más relevantes son los siguientes.

Código Interno o SKU

Es el código de identificación único con el que la empresa individualiza cada producto en forma interna. SKU, del inglés “Stock Keeping Unit”, se traduce como Unidad de Mantenimiento de Stock, haciendo referencia a la individualización de ese producto, donde, por ejemplo, el Televisor LG 40” FHD Smart es único con un SKU que representa todas las unidades del mismo producto en el inventario, o a esa entidad producto en los detalles de documentos, informes y otros; y ningún otro producto puede tener el mismo Código Interno o SKU.

¿Cómo construir los SKU?

En Sigue® un SKU puede contener de 1 a 9 caracteres alfanuméricos. El ERP verifica que sea único y, además de ser el identificador, es uno de los datos utilizados como clave de ordenamiento y búsqueda.

El formato del SKU es libre, puesto que se trata de un código de uso interno. Aunque puede ser un número secuencial o crearse de forma aleatoria, generalmente se utiliza una combinación de letras y números que tienen significado para la empresa.

Si este código alfanumérico se puede interpretar con facilidad, es mucho más sencillo obtener información sobre un producto o servicio en concreto.

Como norma, al comienzo la empresa debe establecer un estándar para construir los SKU de sus productos y servicios, quizás dando prioridad a elementos esenciales para identificarlo, como el tipo, marca, modelo, material, y otros.

Estos son algunos consejos para generar un buen SKU de producto:

• Comenzar por la información general y avanzar hacia datos más específicos.
• No emplear espacios ni caracteres especiales.
• Separar variables usando guiones o puntos.
• Evitar comenzar el código usando el número 0.
• Establecer una codificación sencilla y no muy larga para que sea fácil de recordar.

En logística, uno de los objetivos del SKU es ahorrar tiempo y recursos en la cadena de suministro, desde el almacenaje hasta la venta. Por tanto, estos códigos deberían seguir siempre la misma lógica o estándar para un manejo optimizado.

Código Común

Código común para Vistas de Inventario. Puede estar vacío, repetirse o ser el mismo. Todos los con igual código común muestran su stock unificado.

Este código, que para asignarse ya debe existir como código interno de producto o SKU y puede buscarse con F2, tiene como objetivo principal que, al navegar la tabla de productos y servicios, todos los que compartan el mismo código común muestren su stock por bodegas considerando el de todos, como si fuera el propio.

Ejemplo. Si la empresa compra y vende un mismo producto con dos condiciones comerciales diferentes, y para un control correcto de los precios de compra y venta y de los márgenes y utilidades, e incluso de los inventarios, los crea como dos productos distintos, pero en la bodega física no quiere mantener por separado dichos productos, y desea que al contar o despachar se puedan considerar uno solo, entonces les asigna como código común el códigos de producto interno de uno de ellos, logrando que al navegar la tabla de productos y servicios, ambos, cada vez, muestren el stock de los dos.

En ciertas partes del sistema se puede indicar si desea tratar el código de producto como tal o como código común para incluir todos los que lo tienen asignado.

Código de Barras

Para cada producto o servicio, Sigue® permite el uso de 1 código de barras de una dimensión, con un máximo de 13 caracteres, que vienen impresos en prácticamente todos los productos de consumo y son los estándares GS1 mundiales.

La lectura de estos códigos se hace mediante equipos lectores de códigos de barras, o con software para ello instalado en smartphone u otros dispositivos con cámara.

EAN-13

Sigue® lee, valida, almacena, busca e imprime los códigos de barras EAN-13, que es el estándar mundialmente aceptado y usado para identificar productos de consumo, y que soporta el GTIN-13.

En este caso el campo almacena los 13 números que componen el código, incluyendo su dígito de control.

El siguiente es un ejemplo de código de barras EAN-13 impreso desde Sigue® ERP, con el código numérico que guarda este campo.

Guarda: 7908132235068

Y, aunque por ahora no valida ni imprime otros tipos, si reconoce más códigos de barras de una dimensión que contienen hasta 13 caracteres, como los indicados a continuación. La capacidad de leerlos, almacenarlos y buscarlos permite igualmente aprovechar esos códigos de barras que traen los productos desde sus proveedores.

UPC-A

Conocido también como UPC-12, que soporta GTIN-12 y que contiene 12 números. Este es un ejemplo de cómo se ven dichos códigos en sus productos y del número guardado e interpretado por el ERP.

Guarda: 614141000036

EAN-8

La versión resumida del EAN-13, común en productos de embalaje pequeño, soporta el GTIN-8, contiene 8 números. Este es un ejemplo de cómo se ven dichos códigos en sus productos y del número guardado e interpretado por el ERP.

Guarda: 95050003 

UPC-E

Con capacidad de 12 números, ceros eliminados; soporta GTIN-12. Este es un ejemplo de cómo se ven dichos códigos en sus productos y del número guardado e interpretado por el ERP.

Guarda: 614193

Code-128 (parcial)

También puede leer e interpretar el formato Code-128, aunque de forma parcial, en este caso limitado a números, letras mayúsculas y minúsculas y espacios, y con un máximo de 13 caracteres. Este es un ejemplo personalizado y de uso interno.

Guarda: Sigue ERP v2

Descripción / nombre

Una descripción del producto que permita claridad al usuario. Hasta 40 caracteres.

Presentación física

Su envase o presentación física. Ejemplo: En balde de 20 litros es Balde, en Spray de 500 cc es Spray, un auto es Unidad. Puede nombrarse como Unidad solamente.

Contenido (medida menor)

La subdivisión más común en que se podría utilizar, por ejemplo, un balde de 20 litros es 20 litros.

Esto permite que un mismo producto, o productos diferentes, que tienen varias presentaciones, puedan contabilizar sus movimientos o su stock por una medida común (la menor) en los informes, a fin de utilizar un estándar independiente de la forma en que se maneja su inventario, se mueven o se comercializan.

Presentación (medida mayor)

El equivalente a la presentación física, por ejemplo, un balde de 20 litros es 1 balde.

(Posición de la Presentación)

Si en los navegadores o en los informes los productos no aparecen exactamente en el orden deseado, en ciertas formas de orden como Descripción o Agrupación + Descripción, una solución adicional es indicar en la tabla de Presentación de productos el orden en que estas deben ordenarse. Vea el siguiente ejemplo:

Orden no indicado en la tabla de Presentación de Productos:

Miel Abeja      CJA        12.00 LT

Miel Abeja      CTE        60.00 LT

Miel Abeja      CJA        24.00 LT

Miel Abeja      TBR     205.00 LT

Miel Abeja      CJA        48.00 LT

Orden bien definido en la tabla de Presentación de Productos:

Miel Abeja      CJA        12.00 LT

Miel Abeja      CJA        24.00 LT

Miel Abeja      CJA        48.00 LT

Miel Abeja      CTE        60.00 LT

Miel Abeja      TBR     205.00 LT

Usando este truco, los productos con una misma descripción o nombre se ordenan de forma más exacta, considerando las presentaciones o envases del mismo tipo juntos (y preferentemente definidos por tamaño), y dentro de un mismo envase la capacidad o contenido en orden ascendente. La práctica ayuda a lograr un ordenamiento óptimo.

Cuando cambia el orden de un registro en la tabla de Presentación de productos, para que surja efecto en la tabla de productos y servicios, debe regrabar los que lo incluyen en su identificación, por lo que es recomendable definir desde el comienzo el orden más adecuado en aquella tabla.

Rut Fábrica / Marca

Mediante el Rut que identifica a un Proveedor/Fábrica/Marca, Sigue® sabe quién es el fabricante o cual es la marca de este producto.

Esto es independiente de a quien se le compre o el proveedor como tal. Naturalmente si se trata de servicios o de productos producidos internamente, el fabricante o marca debería ser la misma empresa (que debe figurar en la tabla de proveedor/fábrica/marca).

Código de Producto de Fabricante

Con una longitud máxima de 15 caracteres, es el código que el fabricante le asigna a su producto, aquí podemos registrarlo para futuras referencias, por ejemplo, al solicitar cotizaciones, hacer pedidos o emitir órdenes de compra, se puede utilizar este código.

Código Universal

Hasta 15 caracteres. Código universal o de equivalencia entre marcas. Puede estar vacío por no haber, o repetirse por tener el mismo producto en más de una marca.

Ejemplo

Un proveedor que vende filtros para vehículos, puede incluir en su factura el código original, general o universal de ese filtro en cualquier marca, además del código interno que le asigna.

¿Por qué es necesario?

En el caso de los filtros para vehículos, el código que viene impreso en el filtro físico es el universal, que la factura del proveedor posiblemente indique como código original, que es el mismo en cualquier marca del mismo producto; cuando un cliente lo busca con la muestra o llama preguntando por él, ese código es el que está disponible y es inequívoco. En la medida que los datos del inventario estén completos, se puede hacer ordenamiento y búsqueda por el código universal.

Súper Familia, Familia, Sub Familia

Una forma de agrupar los productos, definida en la tabla de Agrupación de productos y servicios, que tiene 3 niveles. El primero es obligatorio, los dos siguientes son opcionales. Los niveles internos tienen dependencia de los externos.

En la medida de lo posible, resulta más adecuado definir y asignar los 3 niveles, aunque solo sean genéricos, ya que cuando se obtienen los informes por los niveles inferiores quedan más ordenados y claros.

Línea

Otra forma de agrupar los productos para navegar la tabla u obtener los informes, tanto detallados como totalizados por este campo.

Su contenido dependerá de la Tabla de Líneas. Es conveniente darle un sentido diferente al que tiene la agrupación (Súper Familia, Familia, Sub Familia) para aprovechar al máximo las posibilidades.

Obviamente podrá crear una línea genérica y asignarle todo. Con la práctica podrá crear más líneas y reasignar los productos en la medida que va adquiriendo experiencia.

Agrupación temporal

Las formas de agrupar los productos analizadas hasta ahora son permanentes o pretenden serlo. La agrupación temporal, cuyos registros están contenidos en una tabla para ello, cumple un propósito diferente.

Ejemplo 1

La empresa lanza una promoción de 5 productos de diferentes Súper Familias y Líneas, todos con un importante descuento.

¿Cómo obtener informes exclusivos de estos productos para ver su comportamiento?

Cree un registro en la tabla de agrupación temporal con un código y nombre adecuado para la oferta.

En el maestro de productos y servicios asigne a los 5 productos ese código de agrupación temporal.

Al crear documentos, Sigue® graba en cada detalle de forma permanente la agrupación temporal que cada producto tenía en ese momento.

Al obtener informes, descarte otros parámetros y solo pida el código de agrupación temporal correspondiente a la oferta. Este dato puede estar vacío.

Los informes que la consideran permiten especificar si se aplica a la agrupación temporal que actualmente tienen los productos en su registro maestro, que puede haber cambiado, o a la que tenía en el movimiento respectivo, en este caso es la opción 2.

De esa forma, por ejemplo, se pueden listar las ventas relacionadas a campañas anteriores para analizar sus resultados al preparar o evaluar nuevas promociones, etc.

Ejemplo 2

La empresa requiere informes de productos que considera claves, independiente de sus agrupaciones regulares.

Cree un registro en la tabla de agrupación temporal con un código y nombre adecuado para ese concepto.

En el maestro de productos y servicios asigne a los productos claves ese código de agrupación temporal.

Al obtener informes, descarte otros parámetros y solo pida el código de agrupación temporal de los productos claves. Y lo adecuado puede ser aplicar al maestro de productos.

Rango

Es una forma independiente de las anteriores que agrupa los productos o servicios y que tiene dos propósitos adicionales que analizaremos.

Basado en una lista de Rangos convenientemente creada (tabla de Rangos de productos), se elige el rango deseado para cada producto y servicio.

Puede crear un rango genérico para todos aquellos productos que no tendrán uno específico.

¿Qué propósitos adicionales tiene esta clasificación?

1.- Mercado Referencia

Imagine que cotiza un producto a un posible cliente, éste le dice que en un determinado lugar de la competencia ese mismo producto está más barato ¿Cómo saber si es cierto? ¿Cómo contar con la información que le ayude a defender su postura?

Existe una tabla de Precios del Mercado, en la que la clave de registro es, precisamente, un código de Rango, y que puede usarse como referencia.

Lo usual es que las empresas hagan estudios frecuentes de los precios de la competencia. Lo que proponemos es que registre esa información en esta tabla, si se ha dado el trabajo de conseguirla, resulta lógico querer sacarle el mayor provecho.

En su tabla de productos y servicios asigne el código de rango adecuado a los que desee que tengan la información de la competencia. Ejemplo de rangos pueden ser los Neumáticos aro 13, Monitores 15 pulgadas, etc.

2.- Estructuras de Listas de Precios

Cada registro de la tabla de Rangos de productos permite especificar el código de una Estructura de Listas de Precios (que define la forma del precio, cantidad de columnas y plazo de estas, para las listas de precios).

Si indica una, todos los productos a los que en su registro maestro se les asigne este Rango, usarán automáticamente esa estructura de listas de precios para incluirlos en el navegador de la tabla, si está definido que se incluya.

Crayón asignado listas

Es una forma gráfica de clasificar, ordenar e identificar los registros, mediante crayones mostrados en una columna al comienzo de cada fila del navegador. Inicialmente se asigna vacío.

Ejemplos. Cuando desea que sus ejecutivos de ventas consideren prioritario vender ciertos productos de una lista, márquelos con verde. Si ciertos productos dejan un margen muy bajo y solo son alternativos, querrá que sean la última opción de venta, márquelos con rojo.

Estado Actual

Activo o Inactivo. Cuando un producto ya no tiene stock ni movimientos y, al menos que usted indique lo contrario, desea quitarlo de los informes o diálogos de ayuda, cambie su estado de Activo a Inactivo.

En los informes se usan también otros parámetros como descartar los productos que no tengan stock ni movimientos en un periodo determinado.  

Tipo de Producto

Sigue® opera con cuatro tipos de productos y servicios:

1.- Naturales

Son los usuales, tales como insumos que se compran para producir otros productos o para la operación normal de la empresa, productos que se adquieren para comercializar sin sufrir variación; gastos, servicios que presta la empresa, etc.

No tienen componentes y, cuando corresponde, operan su propio stock.

2.- Compuestos

Tienen componentes y no mueven stock por sí mismos, solo el de sus componentes. Se trata generalmente de una agrupación de productos y/o servicios bajo el concepto de ‘Combo’ o similares.

Este concepto es aplicable, por ejemplo, si la empresa, aun cuando vende por separado cada componente a un precio que les es propio, los ofrece agrupados a un precio total más conveniente.

En la práctica, el Precio de Costo Reposición (PCR) establecido o generado para un producto Compuesto utilizado como combo, no debería ser mayor a la suma del costo total de todos sus componentes por separado, y generalmente debería ser menor.

A partir de sus costos la empresa define las condiciones de venta, el precio final más bajo es uno de los ganchos de un combo.

Al crear los componentes Sigue® ofrecerá como costos el PCR de cada uno en su propio registro maestro.

Sigue® muestra la sumatoria del PCR total de los componentes, pero no genera ni controla con esto el PCR que el usuario de al producto maestro. Si en forma posterior existen variaciones en los precios de los productos, éstos no se reflejarán ni se controlarán en los registros donde ellos son componentes.

3.- Producidos

Tienen componentes y mueven su stock particular, además del stock de sus componentes cuando corresponde. Se refiere a los productos que la empresa fabrica, generalmente a partir de otros productos de sus listas considerados para este fin como materias primas o insumos, los cuáles serán sus componentes.

La forma de entrada o de aumentar el stock de estos productos es generalmente a través del tipo de movimientos referido precisamente a la fabricación o producción.

El Precio de Costo Reposición (PCR) establecido o generado para un producto Producido debería ser igual o mayor a la suma del costo de todos sus componentes, incluida la mano de obra y otros gastos estimados si se quiere. Al crear los componentes Sigue® ofrecerá el mismo costo actual de éste.

Sigue® muestra la sumatoria del PCR total de los componentes, pero no genera ni controla con esto el PCR que el usuario de al producto maestro. Si en forma posterior existen variaciones en los precios de los productos, éstos no se reflejarán ni se controlarán en los registros donde ellos son componentes.

4.- Kit / Paquete

Utilizado para agilizar el trabajo administrativo, técnico y de atención al cliente, en su recepción, en la generación de órdenes de servicio y gestión posterior, agrupando los productos y servicios que forman parte de un servicio estándar, por ejemplo, la revisión de 10.000 km de una marca determinada, en un solo producto o servicio con el nombre adecuado, que los contenga y que al llamarlo aplique una de dos opciones:

1. Se cargue a sí mismo como encabezado de todos sus componentes, los que también carga en el documento. Puede asumir el valor del maestro del producto padre, o el valor de cada componente sea desde si mismo o desde su maestro respectivo. Los componentes son tratados como hijos dependientes del producto padre o principal.
2. No se cargue a sí mismo, y en cambio cargue todos sus componentes como productos independientes, cada uno con su valor. Puede definir que aplique el valor de su maestro de producto correspondiente o de los componentes como tales.

5.- De Apoyo

Su propósito es servir como descripción adicional o información complementaria a los detalles en los documentos.

Ejemplo

Si vende un Computador armado, posiblemente en el maestro de productos y servicios tenga una descripción similar a esa, puede tener descripción adicional para facilitar la identificación más acabada en los documentos que lo incluyan, sin embargo, siempre tiene el límite de 40 caracteres, que se ha definido así por cuestiones de capacidades de los formularios e informes.

Utilizando productos de Apoyo, puede agregar cuantas líneas desee en el documento, debajo de la línea del detalle correspondiente, para incluir datos como cuanta memoria tiene, capacidad de disco, procesador, número de serie, etc.

Cada línea que contiene un producto de Apoyo consume una de las disponibles en el documento, y es grabada e impresa en este, además, dependiendo de cómo se especifique, pueden o no ser cargadas cuando se cargan los detalles desde otros documentos.

En los documentos los productos de Apoyo automáticamente descartan todas las columnas después de la descripción, ya que no las requieren.

Puede crear un solo producto de apoyo y usarlo para todo lo que necesite, o crear más si le parece adecuado.

Normas básicas de los tipos de Productos

Un producto Natural no debe ingresar por producción, si la empresa lo produce, lo fabrica o lo arma, debe ser del tipo Producido. Podrá ingresarlo (o rebajarlo si es una anulación de producción), pero esto impedirá que los productos que debieron ser sus componentes mantengan su stock debidamente actualizado ya que no habrá referencias a ellos.

Un producto Compuesto no debería tener ingresos de ningún tipo ni contrapartida de esos movimientos, porque ellos mismos no controlan stock y porque sus componentes, que si pueden controlar stock, son ingresados a través de las formas que les son propias a ellos. Los productos compuestos en realidad no existen, son sus componentes los que existen.

Las unidades que se muevan desde o hacia los stocks de los componentes, cuando corresponda, dependen de las unidades del producto maestro indicadas en el movimiento y de las unidades que se hayan especificado para el componente en cuestión por una unidad de éste; siendo siempre el resultado de la multiplicación de ambos valores. 

Que los componentes muevan o no stock va a depender, además de los parámetros del producto maestro que da acceso a ellos, de sus propios parámetros.

Los productos compuestos no deben ser a su vez un componente de otro producto compuesto ni de uno Producido, porque ese componente (que es compuesto), no actualizará stock cuando los movimientos lo soliciten.

Los productos Producidos pueden a su vez ser un componente de otro producto Producido o de uno Compuesto, porque ese componente (que es producido), actualizará correctamente su propio stock cuando los movimientos lo soliciten.

Ejemplo correcto de producto compuesto

El producto Compuesto “Combo Verano”, compuesto por el servicio Normal “Lavado estándar” (no inventariable por ser servicio), y el producto Normal “Bebida 300 ml” (inventariable).

El componente inventariable actualizará bien su stock en todos los movimientos debidamente parametrizados. Naturalmente el producto maestro no mueve nada porque los productos  Compuestos no controlan stock.

Vemos que los productos compuestos no representan inventario por sí mismos, sino que el stock existe en todos sus componentes en forma individual.

Nota. Si la empresa “construye” combos tomando sus componentes y creando los paquetes físicamente, podría, si lo desea, a través de un movimiento de conversión de productos, sacar los componentes y entrar los combos al inventario; para ello el combo no deberá ser definido como producto Compuesto sino como producto Natural para que rebaje inventario sobre sí mismo al venderlo y no intente operar componentes, pues éstos ya fueron rebajados en la conversión. Naturalmente este registro Natural y sus componentes deberán indicar que controlan stock.

Ejemplo correcto de producto Producido

El producto Producido “Traje dama”, compuesto por los productos Producidos “Chaqueta” y “Falda” (ambos inventariables), más el producto Normal “Cartera” (inventariable) y el servicio “Ajuste a medida” (no inventariable).

Al producirlo, el producto maestro aumenta su stock y rebaja el stock de todos los componentes autorizados, incluyendo “chaqueta” y “falda”.

Por su parte, al producir los componentes “chaqueta” y “falda”, aumentarán su stock y disminuirán el de sus propios componentes, que en este caso se refiere seguramente a la materia prima o insumos como tela, botones, hilo, etc.

Al vender cualquiera, el “traje dama”, la “chaqueta” o la “falda”, por sí mismos, rebajarán cada cual su propio stock, sin afectar nada más.

Los componentes de un producto Compuesto

Una vez asignados los componentes de un producto compuesto, no deberán sufrir modificación (agregar uno nuevo, eliminar uno existente, alterar las unidades), al menos que esté seguro que no necesitará modificar cualquier dato de cualquier documento existente en el sistema que incluya este producto y sus componentes.

Esto debido a que si se eliminan o modifican documentos que contengan productos Compuestos que, de acuerdo a la parametrización, operen sobre los componentes, Sigue® revierte la información original del documento tomando como referencia el esquema de componentes actual del producto, que si ha cambiado producirá errores de inventario.

Usualmente después de un cierre de mes no debería modificar sus documentos, ese sería un buen momento para alterar los componentes; desde entonces los nuevos documentos creados asumen el nuevo esquema. Naturalmente si un producto no sufre cambios en sus componentes, no habrá problemas en modificar los documentos que lo contienen en cualquier momento.

Esta norma, de no modificar los componentes cuando los documentos anteriores podrían sufrir cambios, es aplicable también a los datos que alteran la forma en que se manipulan los inventarios, en cualquier producto, del tipo que sea.

Cuando crea un producto compuesto o cuando define sus componentes, asegúrese de que lo ha hecho bien, considerando cuidadosamente sus datos, para evitar la necesidad de corregir posteriormente los relacionados al manejo del inventario (aunque lo puede hacer, como vemos, bajo ciertas reglas).

Para evitar modificar productos compuestos, si crea un combo (producto Compuesto), que contiene tres productos y posteriormente desea agregarle un cuarto o modificar las unidades de alguno de los ya existentes, no altere el combo original, cree un segundo combo con los cuatro elementos deseados y las cantidades que les correspondan. En la práctica esto está bien pues se trata de dos combos distintos y es como debe operarse.

Los componentes de un producto Producido si pueden sufrir variación sin que eso tenga efecto sobre los documentos ya existentes.

Unidad de Movimiento y Unidad de Precio

Ambas tienen dos opciones: Presentación y Contenido.

Si es un producto que distingue entre ambas, por ejemplo, un lubricante en balde de 20 litros, puede figurar como Presentación y Presentación y así se compra, vende, produce, etc. por balde y el precio también corresponde al del balde.

Podría usar Contenido y Contenido y en lugar de mover un balde movería los 20 Litros y el precio en lugar de ser por balde, obviamente sería por Litro.

La empresa decide que modalidad le es más conveniente en cada caso. Es adecuado estandarizar al menos por Súper Familia para facilitar el uso.

Recuerde que independiente de la unidad de movimiento y precio, los informes permiten usar la presentación o el contenido según se quiera.

Control de Stock

Indica si el stock del producto se ve afectado por las entradas (que suman) y las salidas (que restan). Los productos que no controlan stock, permanecen en cero. Lo usual es que los productos si controlen y los servicios no lo hagan.

Una variante es que los productos del tipo Compuesto y de Apoyo declaran obligatoriamente que no controlan stock y los del tipo Producido indican que si lo hacen.

Descripción adicional

Si la solicita o no.

Cuando es Si, al ingresar este código de producto en un detalle de documento o en los componentes de otro, Sigue® pedirá un contenido particular para el nombre o descripción del producto en lugar de utilizar el que tiene establecido, que sería lo usual.

Esta descripción tiene una longitud máxima de 40 caracteres y no puede quedar vacía.

Una aplicación práctica puede ser crear un producto genérico llamado “Mano de obra” y uno “Repuestos varios” que sí soliciten descripción adicional, al momento de ingresar el código Sigue® pedirá esta descripción particular, cuantas veces lo repita en el mismo documento si es necesario. Cada descripción específica quedará registrada permanentemente y será la que se muestre e imprima, pero sin alterar la del registro maestro del producto.

Con esto se evita crear muchos productos intentando satisfacer los requerimientos de los clientes o de la empresa de indicar con exactitud a que repuestos o a que mano de obra se refiere cada caso.

Se entiende que esto es aplicable para los repuestos que normalmente no mantenemos en stock, sino que se compran para satisfacer una necesidad puntual.

Otro ejemplo práctico sería crear un producto “Silla” genérico y en cada compra especificar su tipo, tal como “Silla giratoria negra”, “Silla plástica blanca, c/apoyo”. Los informes de inventario incluirán el nombre guardado en el registro maestro que es “Silla”, los informes de compras, ventas y otros donde se incluyan los detalles de los documentos, indicarán el nombre grabado en el detalle específico. De este modo se puede tener un inventario de 20 “Sillas”, pero listando las compras detalladamente o viendo la cartola del producto, sabremos qué cantidad de cada una debemos tener para completar las 20.

Unidad de Estadísticas

Indica si las estadísticas del producto en informes y similares, y salvo que por parámetro indique otra cosa, serán mostradas por Presentación o por Contenido.

Es útil, por ejemplo, cuando un producto se comercializa por baldes y usualmente sus estadísticas son manejadas por baldes, pero ocasionalmente puede desear expresarlas por contenido, ya sean litros, kilos u otros.

Nivel de Seguridad de Usuario (NSU)

Nivel de Seguridad de Usuario requerido para que este producto permita acceder a su cartola. De acuerdo al esquema de seguridad del sistema, las opciones son:

1. Gerencial/superior
2. Resultados/alto
3. Interno/medio
4. Externo/bajo

Un usuario tiene acceso a los productos cuyo NSU es igual o inferior al nivel de seguridad que él tiene establecido en su maestro de usuarios.

En el maestro de Productos y Servicios, los folios de Costo y de Venta exigen NSU de Resultados o superior para acceder.

Control Unidades Parciales

Si debe o no verificar y pedir confirmación si las unidades ingresadas no corresponden a presentaciones completas, a fin de evitar movimientos parciales.

Si indica que sí controla y, el producto se mueve por Contenido y las unidades ingresadas no son múltiplo de su contenido o medida menor, o el producto se mueve por Presentación y las unidades ingresadas no son un número entero, el sistema avisa que las unidades equivalen a presentación parcial y pide confirmar para continuar.

Código Unificación de Producto

Si tiene contenido, debe ser un código de unificación de producto existente en la tabla correspondiente.

Cuando un producto tiene código de unificación, este le es automáticamente asignado en los detalles de documentos donde es ingresado, quedando marcado con el crayón correspondiente, y luego puede ser quitado y vuelto a poner por el usuario.

El usuario puede asignarle o quitarle el código de unificación de productos a los detalles de los documentos en tiempo real. Al grabar y editar el documento esas asignaciones se conservan.

Al cargar los detalles de un documento en otro, por cualquier método, los códigos de unificación de productos que estén asignados en el primero, son traspasados al segundo.

Un mismo documento puede incluir diversos códigos de unificación entre sus detalles.

Cuando en el formato de impresión del tipo de documento se indica que aplique la técnica de unificación de productos, todos los detalles que tienen un mismo código de unificación asignado, al imprimirlo o enviarlo a PDF o a DTE, se unen al final en uno solo, bajo ese código de unificación con su nombre correspondiente, sumando adecuadamente el valor de todas las líneas originales incluidas.

Ejemplo de uso

En el módulo de servicios, cuando se imprimen los documentos, los detalles se incluyen uno a uno, tal como están en dicho documento, sin importar si tienen o no códigos de unificación asignados.

Al emitir una factura o boleta documentando esa orden de servicio, y a fin de evitar que en la impresión el documento lleve demasiados detalles de taller que no le son necesarios (como repuestos pequeños o manos de obra menores) se aplica la técnica de unificación para que se fundan en una sola línea los con un mismo código de unificación.

Ley de IVA

Si el producto es Afecto a IVA o Exento. Cada producto debe definir cómo opera para que el sistema aplique las reglas automáticamente.

Cuando intenta incluir un producto afecto a IVA en un documento exento con validez tributaria, recibe un mensaje explicativo y debe aceptar para continuar, lo usual es que ello no corresponda.

Otros Impuestos y Retenciones

Si corresponde, asigne los impuestos adicionales o retenciones a los cuales el producto está sujeto o afecto, por ejemplo, impuestos a la carne, a los combustibles, al lujo, etc.

Definirlos aquí permite que, al usar el producto en los documentos, el sistema los aplique y calcule automáticamente, evitando al usuario la obligación de considerarlos y calcularlos. En el documento el usuario puede ver e intervenir los detalles de cada impuesto aplicado, el sistema avisa si los datos son alterados ya que se entiende que deben respetarse las reglas legales, cuando fueron aplicadas.

Si el producto está sujeto o afecto a Impuestos adicionales, el monto resultante no es parte de los precios de costo y venta indicados en esta tabla, sino que se agrega en los documentos, cuando y como corresponda.

Alerta ERPe

La forma de establecer una alerta automática para un producto o servicio, que se activa cuando se navega sobre él en la tabla maestro de productos, su ayuda y en los detalles de documentos.

El aviso consta de un icono o símbolo que se muestra en la columna correspondiente del navegador y de este icono y un mensaje intermitente en la zona de alertas (esquina superior derecha del navegador).

La idea es combinar los colores con los mensajes de forma que aporten al entendimiento. El mensaje está compuesto por el Aviso tipo para usuarios (la descripción de la alerta en la tabla de alertas des sistema) y el Aviso adicional que se puede individualizar en cada producto.

Cada producto puede tener una alerta a la vez y esta puede contener una fecha de vencimiento. Si incluye dicha fecha, aunque la información permanece en el registro maestro del producto o servicio, pasado ese día la alerta ya no se activa.

Nombre Extra

Ejemplo. Productos marca MiLubricante que se continúan vendiendo, para que el nombre en los detalles de DTE (boletas, facturas, notas de crédito; PDF, XML, muestra impresa), sea un nombre genérico de su clase (quizás algo como Aceite 15w40 motor diesel) que no refleje su marca ni sea muy específico para que no permita deducirla; mientras que en los detalles de esos mismos documentos en pantalla y en todos los documentos internos (NV, OT y otros) y en los informes, siga viéndose la descripción o nombre estándar que usa la empresa. También se usa en el módulo de Laboratorio.

1. Establecer Nivel de Impresión Simplificada 3 (o superior) para evitar el proveedor.
2. Si se quiere la palabra ‘MiLubricante’ en la descripción habitual (que para el caso sería interna) incluirla.
3. Llenar Nombre Extra con el contenido deseado para el público.
4. Formato impresión docs (los que apliquen), en Descripción de productos, indicar de esta forma:

Nombre Extra se incluye en las columnas a la derecha de los detalles de documentos (navegador y edición).

Esta lógica aplica solo en el ERPe, en Movimientos (ventas, traslados, notas de venta, etc.), Cotizaciones y Órdenes de Servicios.

Aplica al cargar detalles desde otros documentos, como documentar OT, ventas con notas de ventas, notas crédito.

Siempre es el Nombre Extra que actualmente tiene el maestro del producto; si lo vacía, deja de incluirlo.

Técnica independiente y no excluyente con la lógica de Descripción Adicional de productos, que permite modificar la descripción normal en tiempo real y la guarda para siempre.