Asignar folio a los documentos
Cuando la fuerza de ventas en terreno y la red de clientes y distribuidores generan Órdenes de Compra, el ERPe los lee y valida, y si están correctos los integra a su base de datos como Notas de Venta.
Cuando la fuerza de ventas genera Cotizaciones, el proceso es similar y el documento en el ERPe también es guardado como cotización.
El ERPe asigna el folio de Nota de Venta a las Órdenes de Compra, y de Cotizaciones a las Cotizaciones, según su grupo de impresión:
- Funcionarios de la empresa. El grupo de impresión según el contenido en su tabla de funcionario.
- Red de Clientes o Distribuidores. El grupo de impresión ‘—‘, que será el predefinido por código fuente.
Cuando un documento ya tiene tipo y número asignado, el software lo asume y lo muestra.
Estados de los documentos
Cada usuario solo puede tener un documento en memoria a la vez (en su carro, sin enviar) y esta se pierde al cerrar sesión o abandonar el sistema y no es recuperable.
Los estados de las Órdenes de Compra pueden ser:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Enviado | Fue enviado y por tanto grabado en la base de datos del software. |
| Rechazado | El ERP lo leyó y no lo procesó porque la información no corresponde. |
| Procesado | El ERP lo procesó, completó los datos y grabó en su base de datos. |
| Documentado | Total o parcial (el ERP la marca en la base de datos del software cuando se relaciona en un documento). |
El usuario puede editar un Pedido y modificarlo si su estado actual es Enviado o Procesado; y puede Anularlo si su estado actual es Enviado, Rechazado o Procesado.
Cuando se modifica un documento existente, lo borra por completo, conservando el tipo y número de documento si es que ya tenía; y genera uno nuevo (con autoincremental diferente) y le traspasa el Tipo y Número de documento para que el ERPe lo procese correctamente.
Informar
Por configuración el software debe enviar siempre un email solicitando revisión y claves a quienes estén asignados según tabla de funcionarios. Para esto espera a que el ERPe le entregue el Número de Nota de Venta para incluirlo.
Aviso de Nota de Venta emitida
Cuando se emite una Nota de Venta, les llega a los usuarios indicados un email como este:
Un parámetro global del software establece a que emails enviar el correo, donde usualmente deben estar incluido el encargado del seguimiento y el vendedor asignado a la sucursal del cliente. También pueden estar, por ejemplo, todos los funcionarios que en su registro maestro establecen que les llegue al emitir una Nota de Venta asignada a las sucursales de la empresa que allí se especifican.
El PDF adjunto es una copia en formato de impresión de la nota de venta generada.
Medio de transportes
Para los documentos emitidos las opciones de medio de transporte son:
- Despacho de la empresa. En la fecha que corresponda según el calendario/periodicidad definidos para la ruta de la sucursal del cliente.
- Retiro en el local. El cliente retira en la sucursal de la empresa que corresponde a su sucursal.
- <servicios de transporte>. Listado de servicios de transporte externos que, según se haya definido, se pueden usar para despachar en la ciudad de la sucursal del cliente.
Para que esto opere correctamente, en la tabla de Servicios de Transporte del ERPe se debe incluir el Rut de la empresa (para despacho empresa) y el Rut genérico que se defina en el software web (Retiro en Local), en ambos casos con un nombre de fantasía adecuado, ya que será el utilizado en la integración.
El ERPe usualmente en el transporte de los documentos usa la patente de un transporte registrado, propio o de terceros que le prestan servicios habituales, todos contenidos en la tabla de Transportes registrados. También puede usar el Rut de un transporte no registrado, que se puede describir en el momento para el documento (en los retiros en local esto puede ser adecuado para efectos legales, especificando el vehículo del cliente).
En el caso de las notas de venta creadas desde este ERPc, en el campo de transporte no hay una patente sino un Rut que, como se explica, puede ser el de la propia empresa (despacho interno), el genérico (para retiro en local) o el del servicio de transportes elegido. En estos casos el chofer no es especificado pues es información con la que no se cuenta.
En todos los casos los funcionarios que gestionan estos documentos, además de consultar el medio de transporte que se debe usar, pueden cambiarlo y agregar o modificar el chofer; en el ERPe al grabar el documento las modificaciones son asumidas.
Cotizaciones y Notas de Venta generadas
El ERPc las agrega en su propia base de datos, solo con ciertas validaciones comerciales básicas, a fin de que el ERPe siempre las encuentre.
El ERPe realiza validaciones más completas, actualiza su base de datos, establece los estados de autorización/bloqueo y de seguimiento según esté definido; incluye el resultado de negocios (márgenes y utilidades) por documento y por cada detalle de este. También puede iniciar otras acciones según sea adecuado.
Del funcionamiento
En el registro maestro del funcionario se especifica si se le debe enviar el email de la Orden de Compra y de la Nota de Venta generada, o de la Cotización emitida, según la sucursal de la empresa a la cual está asignada la sucursal del cliente a la que se le emite el documento. Esto permite que se combinen de forma ilimitada.
La Orden de Compra y la Nota de Venta y Cotización se asigna al vendedor asignado a la sucursal del cliente, de esa forma el vendedor las tiene en sus listas.
Al emitir Pedidos el software debe enviar siempre un email solicitando revisión y claves a quienes estén asignados según tabla de funcionarios. Al hacerlo incluye el Número de Nota de Venta que el ERPe le informa al integrar.
La Notas de Venta. Se crean bloqueadas en el ERPe. Solo luego de liberarlas pueden documentarse. Quien la libera debe:
- Actualizar la forma de pago a una forma real
- Entregar clave Dinámica si corresponde
- Liberar la Nota de Venta
