Presentación general
La mayoría de los informes se obtienen desde el menú principal del sistema, con la opción Informes. Muchos de ellos al combinar adecuadamente los parámetros, se transforman permitiendo una variedad enorme de resultados.
En términos generales, para obtener informes del sistema se accede a un diálogo formado de uno o más folios para definir los parámetros necesarios, como filtros de selección de información, columnas a incluir en el reporte y otras características propias de cada uno.
Muestra de un folio para especificar filtros de selección de información y algunos atributos del informe.
Muestra de un folio para seleccionar las columnas opcionales que deseamos incluir en el reporte a obtener.
Menú de Opciones
Usualmente el menú superior de texto y de iconos permite:
Cancelar
Abandonar el módulo.
Previsualizar
Procesar el informe y enviarlo a la pantalla.
Recursos de impresión
Seleccionar una impresora a la cual enviarlo, copiar el diálogo al portapapeles y otras opciones relacionadas.
Exportar a PDF
Procesar el informe y exportarlo directamente a PDF, pasando el control al Gestor de PDF definido en la configuración de la estación de trabajo como Gestor externo de PDF.
El Gestor externo de PDF que identifica en la configuración de la estación de trabajo en el ERP, debe estar habilitado en la máquina para que el sistema operativo lo encuentre y ejecute.
El parametrizar que gestor externo de PDF usa, el ERP permite que pueda tener más de uno instalado en la estación de trabajo, ya que elije cuál de ellos aplicar según el Administrador del Sistema considere más adecuado.
Herramientas
Accede a un menú flotante que permite dar acceso a determinados datos reservados, directamente o mediante el ingreso de las contraseñas correspondientes; acceso a cargar un informe personalizado grabado previamente con un nombre adecuado, y otros.
El Proceso
Cuando acepta procesar los datos, para previsualizar o para exportar a PDF, el sistema comienza su trabajo, que puede tomar desde solo unos segundos hasta varios minutos, dependiendo de la cantidad de información a revisar y la complejidad del análisis requerido.
Durante el proceso, en la esquina inferior derecha del diálogo se muestra un círculo que gira y la expresión ‘(Esc: Cancelar)’ recordando al usuario que en cualquier momento puede presionar la tecla Escape para abandonarlo.
Si durante el proceso es necesario informar situaciones, el usuario recibirá los mensajes adecuados y deberá aceptar para continuar. Ello podría ocurrir, por ejemplo, cuando alguna información falte, lo cual no debería ocurrir, pero en caso de ser así, le permite saberlo y por tanto actuar en consecuencia.
Al terminar el proceso, si el ancho del reporte no cabe en la página, un mensaje le avisa y le permite continuar o desistir. Si está obteniendo el informe para previsualizarlo, esto puede afectar la vista en pantalla, pero si lo exporta a planilla electrónica contendrá todas las columnas.
Personalizar y pre grabar Informes
Se pueden predefinir y pre grabar configuraciones de informes con nombres adecuados, los cuales luego se pueden buscar y cargar desde una lista alfabética. Esto es muy útil, especialmente con informes de mayor complejidad.
En el capítulo de Personalización del Sistema se describe esta funcionalidad.
Visualizar informes
Cuando el informe se envía a visualizar, se obtiene una pantalla similar a esta.
En la parte superior está el menú de texto y de iconos del visualizador.
Al costado izquierdo las vistas en miniatura de todas las páginas, identificadas con su número, abajo, y que se pueden navegar verticalmente y al hacer clic en una de ellas es mostrada como la página actual en la pantalla.
Con doble clic en la página actual cambia entre la vista con miniaturas y la pantalla completa.
Opciones del Menú
Veamos las que requieren análisis.
Archivo / Imprimir
Da paso al diálogo que muestra a que impresora será enviado el informe y que permite definir que paginas imprimir, cuantas copias y otros atributos.
Al Aceptar el informe es enviado a la impresora. Cancelar retorna a la previsualización.
El icono de imprimir cuenta con un recurso para cambiar la impresora de destino en tiempo real, muy útil, por ejemplo, cuando habiendo procesado el reporte se decide enviar a otra impresora, o se opta por exportarlo a PDF; ese nuevo destino puede elegirse desde la lista disponible.
Aumentar/Reducir Nivel de Zoom
Estos dos iconos permiten con cada clic aumentar o reducir el nivel de zoom o tamaño de fuente en pantalla (sin afectar la impresión o exportación) a una escala menor que la usada por el factor.
Ctrl + y Ctrl – equivalen a las opciones de menú respectivas para ampliar o reducir el zoom.
Ctrl * vuele al zoom original (sin zoom).
Los informes en sus diferentes formatos vienen predefinidos con un tamaño de fuente para sus componentes. La mayoría de ellos incluyen entre sus parámetros uno para definir la Variación Fuente, y que usualmente está en cero; cada número positivo permite aumentar un punto el tamaño, cada número negativo permite disminuirla. Esto tiene efecto en la previsualización y también en la impresión y exportación, y podría dejarse establecido en la personalizando el informe.
Copiar al Portapapeles
Crea una imagen con la página actual del informe, y la copia al portapapeles. El usuario puede pegarla donde desee.
Exportar a Excel
Exporta el informe a planilla electrónica en formato Microsoft Excel, abre el software y lo deja habilitado.
Las tablas dinámicas tienen ciertas limitantes de cantidad de registros o filas y que requieren que los datos tengan cierta lógica, por ejemplo, en las ventas el código de producto, la fecha y el precio entre otros datos por si solos dicen algo, pero junto a la identificación y ubicación del cliente, la descripción del producto y del documento, etc., constituyen una fuente de datos mucho más completa.
Sigue® le permite precisamente esto, generar y llevar a Excel la información adecuada y de forma conveniente, entonces las tablas dinámicas cumplen su valiosa función.
Consulte información adicional respecto a la exportación a Excel, más adelante en este capítulo.
Alimentar fuentes Add-ons
Permite exportar los registros del informe a una tabla del sistema que puede ser utilizada por herramientas externas como Microsoft Excel, Power BI, mediante Consultas MySQL u otros.
Gestor de Comunicación
Para su descripción consulte el capítulo correspondiente de este manual.
Factor
Permite hacer Zoom rápido al informe según el factor que elija de una lista de uno (normal) a nueve. Esto no afecta la impresión o exportación.
Visualizar varios informes simultáneamente
El Visualizador cuando es llamado se abre en forma independiente, y deja libre al ERP para que siga trabajando, por tanto, se podría, por ejemplo, procesar otro informe en el mismo módulo o en uno diferente y también previsualizarlo; y se puede repetir esto las veces que desee.
El consumo de memoria y otros de esta herramienta del ERP es realmente bajo, por lo que permite tener esta facilidad sin sobre exigir ni agotar los recursos del equipo.
Definir un Día Inhábil
Para los informes de movimientos en general y de servicios, que presentan los datos por días (donde cada columna de datos corresponde a un día), existe un parámetro global (nGlbDiaInhab) que identifica el número de día de la semana correspondiente al feriado laboral semanal habitual, en el que la empresa no trabaja y por lo tanto ese día no figura en las columnas ni se contabiliza.
Para que el feriado laboral sea domingo, este dato debe ser 1 (por omisión), para que sea sábado debe ser 7; para que no exista feriado porque la empresa trabaja los 7 días de la semana, debe establecerse en 0.
Este dato global no es incluido en los parámetros de los informes, su contenido es asumido en forma original. Si ocasionalmente la empresa si trabaja el día que teóricamente sería inhábil, quizás es mejor establecer 0.
Exportación de Informes a Microsoft Excel
- Exporta prácticamente todo a Excel, una vez que lo convierte en informe previsualizado (tablas maestras, tablas de ayuda desde cualquier parte, las tablas y la consulta de Resultados (MySQL) de Gestor MySQL; todos los registros o solo los seleccionados. Tablas desde cartolas. Informes con y sin grupos.
- La exportación a Excel se basa en la fuente (tabla origen, tabla de paso del reporte, Consultas MySQL) para elegir los registros.
- Exporta solo las columnas incluidas en el reporte previsualizado y en el orden en que aparecen.
- Respeta los atributos del navegador, de quitar columnas o cambiarlas de posición.
- Puede generar cuantas veces quiera un mismo informe desde un mismo módulo de informes, quizás cada uno con parámetros y formato diferente, por ejemplo, para analizar la información en diferentes niveles y/o grupos específicos, o para ranking de diferentes entidades.
- Todos los informes se previsualizan en un recurso independiente, y quedan disponibles en forma simultánea, aun cuando cierre el módulo que los generó.
- Mientras no cierre ese módulo de informes, puede exportar a Excel todos los que mantiene previsualizados, cuantas veces desee y en el orden que quiera.
- Mientras permanezca abierto el módulo que los emitió, puede generar gráficos de todos los informes que mantiene previsualizados, cuantas veces desee y en el orden que quiera.
- Todos los gráficos se previsualizan en un único recurso que los contiene, y quedan disponibles, aun cuando cierre el módulo que los generó.
- Los informes y gráficos se cierran en forma independiente. Si cierra el módulo que los generó permanecen abiertos, y se pueden navegar, imprimir y otros; sin embargo, los informes ya no pueden ser exportados a Excel ni pueden generar gráficos, lo que el ERP avisa si lo intenta.
- Puede mantener abiertos informes generados con un módulo, y cambiar de módulo y emitir informes diferentes, pudiendo desplazarse entre todos sin inconvenientes. Los gráficos provenientes de diferentes módulos comparten automáticamente el mismo recurso que los contiene y gestiona.
- Si cierra el sistema, se cierran automáticamente todos los informes y gráficos abiertos que fueron generados desde ese flujo de trabajo.
- Del modo usual puede tener diferentes Flujos de Trabajo activos. Puede generar, previsualizar y exportar informes sin ninguna limitante o condición entre ellos, ya que cada Flujo de Trabajo es independiente de los demás y los informes se previsualizan en forma independiente entre sí.
- Puede generar diferentes gráficos desde cada Flujo de Trabajo activo, y cada Flujo utiliza un recurso propio e independiente para contener todos sus gráficos separados de los de otros Flujos de Trabajo activos.
En un mismo Flujo de Trabajo
Si previsualiza un informe desde un navegador, puede dejar el informe abierto y retornar a la tabla, sin embargo, en su menú de texto y de iconos algunos recursos no estarán habilitados hasta que cierre la previsualización. Cuando el informe es enviado a PDF su control se pasa a la herramienta externa y por tanto esto no ocurre.
Si previsualiza un informe elaborado y luego desea obtener otros desde el mismo módulo, el botón de previsualizar estará inhabilitado, por lo que debe usar la opción previsualizar del menú de texto. Cuando el informe es enviado a PDF su control se pasa a la herramienta externa y por tanto esto no ocurre.
