Las herramientas de Sigue® para el uso de DTE (Módulo DTE, Driver DTE y Gestor DTE) tiene integración total en forma nativa entre ellas y con los demás recursos del ERP.
El ERP también permite la integración con herramientas DTE de otros proveedores.
El Gestor DTE igualmente permite la integración con otros ERP.
Importante. Para integrar el ERP o su Gestor DTE con herramientas de otros proveedores, se requiere el desarrollo de los recursos de integración, según cada caso particular.
Emisión de DTE y Centralización
En las configuraciones del ERPe y del Gestor DTE relativas al uso de DTE, el tiempo se define en segundos para permitir que las acciones correspondientes sean ejecutadas de inmediato (1 segundo) o en lapsos mayores de tiempo, todos interpretados en segundos.
Para que la integración opere efectivamente, es necesario que en la tabla de parámetros generales del ERPe, en el campo de Movimientos orden de impresión, se indique imprimir + grabar, que es lo usual.
En caso contrario, todo será grabado adecuadamente, pero en el ERPe el número de folio permanecerá como 999999999.
Acciones del Módulo DTE del ERPe
Una vez que el documento se aprueba para ser grabado en el ERPe, tanto al agregar uno nuevo como al modificar los existentes, antes de grabarlo, su módulo DTE:
- Alimenta 2 tablas de datos de integración de su Base de Datos de sucursal, desde donde el Gestor DTE obtendrá la información.
- Si el proceso de integración no puede completarse, cuando se está agregando un documento, este no será guardado en el ERPe como vimos en las páginas anteriores; y si está modificando, se guarda en el ERPe, pero con la advertencia de que, de requerirse, la modificación debe enviarse al módulo DTE posteriormente (grabar nuevamente el documento al haber resuelto la situación).
- En el paso final de la integración de DTE emitidos, y cuando esta ha avanzado correctamente, el ERPe alimenta una tabla con información de configuración de integración para orientar las acciones necesarias del Gestor DTE. Está información incluye a que impresora enviar la representación impresa (PDF), cuantas copias de cada página, emails del cliente o de su sucursal específica para enviarle copias del PDF y otros.
Acciones del Gestor DTE – Sucursal
Ejecuta las siguientes acciones:
- Analiza la tabla de información de configuración de Integración de la base de datos del ERPe en forma permanente cada n segundos según se defina en su configuración específica y, por cada nuevo registro emitido que encuentre, ejecuta las acciones correspondientes que se definen en los puntos siguientes.
- Valida que el documento incluya al menos un detalle.
- Cambia el Estado Proceso a 1 (En Proceso) e inicia su procesamiento local.
- Selecciona localmente el Folio o número de documento que le corresponde al nuevo DTE según sus registros, que deberían tener total sincronía con el organismo fiscalizador.
- Si no hay disponibilidad de folios se asigna error Sin Folio Disponible (98) en el estado Tributario (98 es un estado temporal, no debería presentarse en las listas de seguimiento) y no proceden los pasos descritos a continuación, y naturalmente el ERPe avisa y no graba el documento manteniéndolo en pantalla para que, una vez resuelto el inconveniente, sea impreso y grabado normalmente.
- En cada intento que no logra disponibilidad de folios u otro inconveniente que impida grabar el DTE en el ERPe, el registro de integración es eliminado pues no es válido.
- Declara ocupado el correlativo o Folio asignado impidiendo que sea utilizado nuevamente en la sucursal (y no debería existir en ninguna otra sucursal de la empresa ya que al asignarlos o al transferirlos esto es controlado).
- Genera el archivo XML del DTE en el formato exigido por el organismo fiscalizador.
- Guarda el Folio, el XML del DTE y otra información necesaria en la tabla de integraciones para que el ERPe disponga de ella.
- Genera, a partir del XML del DTE, el archivo PDF o representación impresa, lo guarda en la carpeta destino predefinida y lo envía a impresión.
- Cambia el Estado Proceso a 2 (Procesado).
- Además, cada n segundos según se defina, la unidad de Sucursal del Gestor DTE revisa localmente las actualizaciones de estados y de contenidos recibidas desde la Central para los DTE emitidos, y actualiza la tabla de integración logrando de esa forma que el ERPe de cada sucursal, mediante sus propias actualizaciones, mantenga vigentes los datos de seguimiento.
Entonces, los posibles Estados Proceso son:
| Estado | Significado |
|---|---|
| 0 | Pendiente (no procesado) |
| 1 | En proceso |
| 2 | Procesado |
Acciones del Gestor DTE – Central
La Central del Gestor DTE por su parte, además de actuar como sucursal para sus propios DTE, ejecuta otras acciones.
- En forma permanente, cada n segundos según se haya configurado y teniendo disponibilidad de Internet, consulta la tabla documentos de su base de datos en cada sucursal en busca de DTE emitidos que aún no hayan sido enviados al organismo fiscalizador y que aún no existan en la base de datos de la Central. Estos registros los agrega en su base de datos.
- En base a la plantilla correspondiente y utilizando el contenido del archivo XML que había generado la sucursal, que viene incluido en un campo de cada registro copiado o centralizado, genera localmente un archivo PDF o representación impresa idéntico al que había generado la sucursal y lo guarda en la carpeta destino predefinida en su propia sucursal, lo que equivale a centralizar todos los PDF.
- Para cada nuevo DTE, generado en su propia sucursal o centralizado desde otra, si su configuración de tipo de documento indica que la interacción con el organismo fiscalizador sea inmediata, genera un archivo XML de Envío al organismo fiscalizador, dentro del cual inserta el texto del XML del DTE; intenta hacer el envío apenas lo tiene disponible. En caso de ser diferido, estos pasos se realizan en los horarios que se indican en la configuración de la central, en ambos casos repetirá las acciones en los tiempos indicados hasta lograrlo.
- La central genera los archivos XML de envío para el organismo fiscalizador e intenta enviarlo por cada DTE emitido con Estado Tributario No Enviado (0). Si el envío se concreta marca el Estado Tributario como Enviado (4), en caso contrario entrega un Error de Envío (99).
- Al recibir una respuesta de Aceptado o Aceptado con Reparos de parte del organismo fiscalizador, si el receptor es contribuyente electrónico, la central genera un XML de envío a contribuyente, insertando en este el XML que ya tiene del DTE, e intenta enviarlo.
- Al recibir respuestas de parte del organismo fiscalizador o de los contribuyentes electrónicos, la central las procesa y procede según corresponda, cambiando los estados respectivos si es adecuado.
- Como Central, al disponer de Internet, envía a las sucursales las actualizaciones de estado necesarias para que estas alimenten sus tablas de integración para disponibilidad del ERPe.
Recibir la respuesta del organismo fiscalizador a los DTE emitidos
Existen 2 métodos para recibir y registrar las respuestas del organismo fiscalizador
Email de Contacto
El Gestor DTE en su unidad Central, cada n segundos según su configuración, busca en el Email de Contacto de la empresa con el organismo fiscalizador, correos no leídos que incluyan algún archivo adjunto con extensión XML.
Analiza el adjunto y si es válido según el formato o esquema de respuesta establecido por el organismo fiscalizador (XML Schema), lo procesa y actualiza el registro correspondiente cambiando el Estado Tributario según el resultado entregado por el organismo.
Consulta a la ddbb del SII
Este es el método que hemos elegido en el Gestor DTE por dar mayor seguridad y estabilidad al proceso por sus ventajas tecnológicas.
El Gestor DTE en su unidad Central, cada n segundos según su configuración, solicita la información a la base de datos del organismo fiscalizador.
Analiza la respuesta y actualiza todo lo necesario cambiando el Estado Tributario según el resultado entregado por el organismo.
Actualización y seguimiento a datos de integración entre sucursales
La unidad Sucursal del Gestor DTE trabaja con los DTE emitidos en su sucursal; la unidad Central actualiza datos hacia la sucursal que emitió el DTE que, como central, procesa y actualiza luego de la centralización y la interacción con el organismo fiscalizador o los contribuyentes electrónicos.
El módulo DTE del ERP es el responsable de mantener actualizados entre sucursales los registros de integración de los DTE emitidos (estados de seguimiento, XML enviado al organismo fiscalizador o recibido como respuestas de errores y otros), de modo que cada sucursal pueda disponer de esa información en el ERPe para todos los DTE de la empresa, facilitando y aumentado la capacidad de seguimiento y evitando la obligación de tener que utilizar el Gestor DTE para ello.
Obviamente, si se quiere, se pueden utilizar las herramientas del Gestor DTE para el seguimiento de los estados de los DTE.
Control y Gestión de los Folios de DTE Emitidos
Debido a la forma en que el organismo fiscalizador opera la autorización o timbraje de folios electrónicos, a que estos se distribuyen por sucursales para una mejor asignación y control, a que pueden transferirse folios desde o hacia una sucursal de reserva, a que se pueden pedir diferentes CAF cuyos folios estén activos en forma simultánea (y que, en cada sucursal, el Gestor DTE entrega siempre en forma ascendente al Módulo DTE), y visto la exigencia legal de contar con el folio asignado al momento de generar la representación gráfica, el ERPe opera de la siguiente manera para los folios o correlativos de DTE Emitidos:
Crear un grupo de impresión propio, que sea genérico para todos los DTE y exclusivo por cada sucursal.
Crear un registro de correlativo de Folios o formularios por cada tipo de DTE, para cada grupo de impresión o sucursal.
A este registro de correlativo asignar como número inicial y número final el 999999999 (número más alto que acepta el ERPe para un documento) e indicar que el último número utilizado es el 999999998 (uno menos) para que siempre ofrezca el número más alto (999999999) y no lo encuentre en su base de datos en las validaciones, evitando los mensajes correspondientes e intentos del ERPe de asignar un número en forma automática.
Indicar cero como stock critico o de alerta para evitar que se activen las alertas y mensajes propios del ERPe.
Cuando la empresa estime que no va a requerir crear nuevos documentos manuales para los que ahora se emiten en formato electrónico, a fin de evitar que los usuarios los creen por error, hay dos opciones:
En el maestro de Tipos de Documentos indicar que No están autorizados a usarse en la empresa. De esa forma no figuran en las ayudas y si se digita el código un mensaje lo informa y no puede continuar.
Que en la tabla de Correlativos/folios de formularios, para los grupos de impresión correspondientes, se eliminen todas las líneas de esos documentos manuales (sin quitar los de los que aún se siguen usando). Así cuando intenten crear uno de esos documentos, el ERP avisa que no es posible porque no existe correlativo de formulario, y no avanza.
Esto no afecta el editar los documentos que ya existen.
Errores CS-313 y CS-314, de asignación de folios
Al intentar grabar un nuevo DTE o uno modificado (que para el caso de DTE también equivale a uno nuevo), si el ERP logra la alimentación de las tablas de integración, pero luego el proceso de integración por parte del Gestor DTE no encuentra folios autorizados disponibles en la sucursal para asignar uno al documento, recibe un mensaje como el siguiente:
Si el proceso de integración por parte del Gestor DTE no logra ejecutarse o presenta algún inconveniente, luego de agotado el tiempo designado para ello, recibe el siguiente mensaje:
En ambos casos, como indican los mensajes, el ERPe no agrega el DTE emitido y queda a la espera de que se resuelva la anomalía permitiendo al usuario volver a intentar la impresión y grabación cuantas veces desee. En ambos casos el registro de integración es eliminado de inmediato por el ERPe.
Si todo está bien, la integración se completa, el documento se imprime y es grabado en el ERPe, las acciones de seguimiento se concretan.
Consultar PDF de DTE Emitido, Imprimir Copia, desde el ERPe
Al editar cualquier documento tradicional (no electrónico) ya existente, desde el menú de informes del documento, si elige imprimir copia documento actual usando su formato de impresión, y está autorizado y configurado, el ERPe genera en tiempo real la representación impresa, a partir de la información actual del registro, en formato gráfico o de texto según corresponda.
Actúa de forma similar al pedir enviar copia a PDF, pero esta vez independientemente de si está configurado para impresión en modo texto o modo gráfico, lo envía en modo gráfico a un archivo PDF que construye y puede gestionar con el gestor de archivos PDF que tenga definida la estación de trabajo.
Cuando se trata de DTE Emitidos, desde el navegador o al editar los existentes, en el menú superior, opciones de Informes, cuenta con una opción llamada Ver muestra impresa documento actual (PDF).
En este caso el ERPe no genera una nueva representación, sino que lee el archivo PDF que el Gestor DTE guardó cuando lo creó.
Para buscar el PDF despliega un pequeño diálogo que permite elegir entre la página tributaria o la cedible, si corresponde que tenga cedible; especificar si desea obtenerla desde la sucursal actual o desde la central; y como tercer parámetro, si utilizará la ruta local o remota.
Estas opciones se basan en la configuración preestablecida en el ERPe, que debe coincidir con lo establecido en el Gestor DTE.
La ruta definida en el Gestor DTE es relativa a su ubicación en el servidor local, por ejemplo: ‘public/pdfs/’ (debe llevar ‘/’ al final).
La ruta definida en el ERPe consta de dos métodos ya nombrados, local y remoto, lo cual otorga gran facilidad y capacidad para acceder.
Ruta Remota
Algo como ‘https://miempresa.ext/pdfs’ o ‘https://rutaservidor.ext:puerto/assets/pdfs’ (sin ‘/’ al final), o del mismo modo, pero usando la dirección IP ‘https://192.187.10.14:8000/pdfs’.
Usualmente usados para buscar el PDF en la Central y desplegarlo con el navegador web predefinido.
Requiere que la estación de trabajo disponga de una conexión a internet (de cualquier tipo).
Sus ventajas son que cada estación de trabajo puede ver la representación impresa de los DTE Emitidos en cualquier punto de la empresa.
Ruta Local
Algo como ‘c:\…’ o ‘\\servidor\carpeta\…’. En tales casos el ERPe lo busca localmente y si lo encuentra lo despliega con el gestor de archivos PDF predefinido en la estación de trabajo
Una ventaja relevante es que no requiere internet.
Su limitante es que cada estación de trabajo solo puede ver las representaciones impresas de los DTE Emitidos por su sucursal de trabajo y cuando efectivamente está conectado en la LAN de esta.
Si dispone de una red adecuada entre sucursales este acceso puede ser una referencia remota.
Nombre del PDF
El nombre del archivo PDF emitido tiene el formato ‘dte-<código tributario documento>-<folio>.pdf’.
Mensajes de error
Los mensajes de error que puede recibir del Driver DTE son como estos:
Cuando se trata de archivos remotos, si no encuentra el archivo, el navegador se abrirá vacío.
Cuando se trata de imprimir copias de un DTE Emitido ya existente, no se realizan las verificaciones de impresora reservada ni otras, ya que desde la herramienta que despliegue el PDF el usuario puede enviarlo a cualquiera, adjuntarlo en un email, etc.
