Según los atributos que la empresa asigne a los tipos de documentos, tipos de movimientos y maestro de producto, los movimientos pueden o no afectar los stocks del sistema.
Los stocks o existencias se gestionan por bodegas, según los atributos de cada una.
Stock físico
La mercadería que debe estar en bodega en el momento actual. Lo usual es que se vea afectado por movimientos como compras inmediatas, ventas inmediatas, recepción de compras anticipadas, despacho de ventas anticipadas, traslados, conversiones, etc.
Stock Documentado
Refleja la mercadería que, según los documentos actuales, la empresa puede o no disponer de inmediato o en el tiempo, según las fechas comprometidas para las transacciones ya programadas que significarán movimiento físico de entrada o de salida de mercaderías cuando se concreten.
Es el stock físico, más las compras anticipadas aún sin recibir, menos las ventas anticipadas no entregadas; menos las notas de venta ya emitidas que no han sido facturadas, cuando estas afectan solo el stock documentado; y otras situaciones similares.
Considera la mercadería que, aunque físicamente no está, la empresa puede programar para ventas u otras salidas porque está por llegar en determinadas fechas, por ejemplo, la de compras anticipadas.
No considera la mercadería que, aunque físicamente si está, la empresa no puede disponer para ventas u otras salidas porque ya ha sido comprometida o reservada mediante documentos, por ejemplo, la de ventas anticipadas, la de notas de venta cuando se configuran para que rebajen el stock documentado, etc.
Por omisión el ERP le llama ‘Documentado’, nombre que puede ser cambiado por parámetro si se quiere.
Periodo Previo
El stock físico que registraba el sistema en esa bodega en la fecha que le acompaña. Es guardado mediante un proceso que el usuario ejecuta a voluntad y que debería ser al final de una jornada. Orientado a periodos concretos, como fines de mes.
Último Control
El stock físico que registraba el sistema en esa bodega en la fecha que le acompaña. Es registrado mediante un proceso que el usuario ejecuta a voluntad y que debería ser al final de una jornada. Orientado a análisis ocasionales, como revisión de consignación con el proveedor, toma interna de inventario, y otros.
Análisis de Movimientos Pendientes, Proyección de Stock Físico
Se puede configurar el software para que la tabla de productos y servicios, en el maestro y en la ayuda F2, incluya al costado derecho las tablas de Stock por bodegas.
Con clic derecho sobre un registro o bodega de la tabla secundaria de stock, despliega el diálogo de Análisis de Movimientos Pendientes, que muestra todos los detalles del producto actual que registran estado Pendiente y corresponden a la bodega actual.
Los registros se basan y están ordenados por la fecha de inventario de cada detalle dentro de los documentos.
Si accede desde la columna de nombre de bodega, ve todos los registros que cumplen la condición descrita sin más filtro; si lo hace desde la columna de stock físico, ve los que afectan el stock físico sin importar si afectan o no el stock documentado; y si accede desde la columna de stock documentado, que sería lo habitual, ve los registros que afectan solo ese stock e incluye una columna de proyección del stock físico.
Como se aprecia en la imagen anterior, desde la parte superior del diálogo se puede cambiar el tipo de análisis, eligiendo entre las 3 opciones descritas en el párrafo anterior.
La columna de Stock Físico Proyectado incluida en el análisis del Stock Documentado, muestra cómo se comportará el stock físico, de acuerdo a los movimientos pendientes, usando como base el stock físico actual. Es una herramienta muy útil para optimizar el uso de las mercaderías, adquirir solo compromisos alcanzables y cumplir los adquiridos.
Para facilitar la lectura, y de acuerdo a la norma de colores del ERP, si hubiera movimientos pendientes con fecha anterior a la actual, son mostrados en rojo, y los que vencen hoy son mostrados en rosado. Considerando que se basa en la fecha de inventario del detalle, es poco usual que existan movimientos pendientes con fechas anteriores, la empresa debe velar por la integridad de la información y la exactitud de la gestión y sus registros.
