Actualización masiva de precios y condiciones de compra y de venta. Desde las listas de precios de sus proveedores; según márgenes, alza o baja de precios indicadas; general, por proveedor, por agrupación de productos; desde o hacia monedas diferentes; aplicando a una, varias o todas sus listas de precios de venta. Miles de productos en solo minutos, de forma precisa y segura.

Esta potente herramienta permite hacer cambios de forma masiva, rápida y confiable en la información de productos y servicios, según ciertos filtros de selección y parámetros indicados, facilitando enormemente su mantención y estandarización.

Usualmente se pueden modificar diversos datos en un mismo proceso o ejecución, o se pueden hacer por partes en diferentes ejecuciones.

El proceso, antes de realizar modificaciones, revisa lo filtros de selección (folio 1), y solo considera los productos y servicios que cumplen con esos criterios. También si en este folio especifica una o más listas de precios de venta, los cambios aplican sobre estas solamente, sino aplican sobre todas. Estas reglas son válidas tanto al hacer cambios basados en su propia información como cuando se basan en un archivo para importar los precios y condiciones de costo.

Cuando se cambia más de un dato en un mismo proceso, siempre se aplica la lógica de hacer primero lo primero; entonces, primero se filtra o selecciona el producto (folio 1), luego se modifica lo relacionado con el costo (folio 2), y al final lo relacionado con la venta (folio 3); y dentro de los datos a modificar, se respeta su orden de aparición o secuencia, que para el caso se ha distribuido adecuadamente. Todo se basa siempre en los datos anteriores, que se entienden ya actualizados en el mismo proceso o en uno anterior. De esa forma es más sencillo para el usuario validar visualmente lo que está haciendo.

Cuando se incluye alguna función especial (folio 4), los folios de costo y de venta son ignorados y solo se ejecutan aquellas funciones especiales, también sobre los registros ya filtrados y en el orden en que aparecen.

A continuación, explicamos algunos de los recursos de esta herramienta de modificación masiva.

Actualizar Precio y Condiciones de Costo desde archivo CSV

En el folio de Costo, si marca la casilla ‘Importar CSV’ se despliega el diálogo estándar de gestión de archivos CSV que opera como se describe en la documentación correspondiente.

En este caso se usa para importar listas de precios y condiciones de costo establecidas con proveedores.

Datos de Destino

Desctos y Cargos fijos

Tratamiento que se dará a los descuentos y cargos fijos en el folio de costo de cada producto o servicio. Reemplazar todo, los reemplazará con los indicados en el archivo, o con vacíos y ceros si esa información no está especificada o no existen las columnas. Mantener existentes, no hará cambios en esos datos, aunque existan otros en el archivo importado.

Columnas del archivo CSV

1. Código de producto del Fabricante. Asumiendo que el archivo es enviado por este con su propio código o ID, que el ERP registra y puede usar como clave
2. Descripción o nombre del producto. Solo como una referencia en caso que el usuario requiera alguna verificación visual
3. Precio de Lista Proveedor. Valor Neto unitario (sin IVA ni impuestos adicionales, que serán calculados y agregados en los documentos si corresponde)
4. 1er Descuento fijo, texto. Hasta 10 caracteres, solo si aplica 1er descuento
5. 1er Descuento fijo, %. Solo si aplica. Negativo equivale a cargo
6. 2do Descuento fijo, texto. Hasta 10 caracteres, solo si aplica 2do descuento
7. 2do Descuento fijo, %. Solo si aplica. Negativo equivale a cargo
8. 3er Descuento fijo, texto. Hasta 10 caracteres, solo si aplica 3er descuento
9. 3er Descuento fijo. %. Solo si aplica. Negativo equivale a cargo
10. 1er Cargo fijo, texto. Hasta 10 caracteres, solo si aplica 1er cargo
11. 1er Cargo fijo, monto. Solo si aplica. Negativo equivale a descuento
12. 2do Cargo fijo, texto. Hasta 10 caracteres, solo si aplica 2do cargo
13. 2do Cargo fijo, monto. Solo si aplica. Negativo equivale a descuento

Ejemplo

Reglas

• Debe cumplir las reglas del ERP para el uso de archivos CSV, explicadas en la documentación correspondiente.
• Las columnas 1 y 3 son obligatorias.

Acción

• Verifica que el producto cumpla con los parámetros de selección/filtros que se hayan indicado (*)
• Si más de un producto tienen el mismo código de producto de fabricante, aplicará sobre el primero de ellos que cumpla los parámetros de selección/filtros (*)
• Actualiza el precio lista proveedor, y los descuentos y cargos fijos si corresponde, y calcula el nuevo precio costo reposición.
• Respecto a las listas de precios de venta y sus márgenes y montos, procede según la parametrización estándar del proceso.
• Deja disponible el reporte de hallazgos y de acciones para que el usuario tome las medidas necesarias.

(*) Si importa un archivo CSV, antes de procesar dicho archivo verifica que haya indicado un Rut fábrica/marca en el folio de selección/filtros. Adicionalmente puede especificar otros parámetros de selección/filtros y estos serán igualmente considerados, esto sirve, por ejemplo, cuando:

1. Diferentes proveedores usan un mismo código de producto (que para el ERP es el Código producto Fabricante). En tal caso si encuentra otros antes, hace una búsqueda secuencial dentro del mismo código hasta encontrar el deseado, que será el que tenga el mismo Rut marca/fábrica que se especificó.
2. Si un proveedor repite sus códigos para super familias diferentes, la búsqueda secuencial dentro del código de fábrica repetido, podrá encontrar el producto que corresponda a la super familia indicada.

Reporte de Hallazgos y de acciones

Este es un ejemplo del reporte, que la herramienta abre y deja disponible al final del proceso.

Naturalmente si el archivo fuente está bien preparado, no habrá hallazgos y el proceso será fluido.

En cada caso informado, identificado por el número de fila del archivo origen o fuente para facilitar su análisis, el producto no es procesado ni actualizado y, si corresponde, el usuario debe tomar las medidas necesarias.

Atención

Tenga en cuenta que al seleccionar, validar y aceptar un archivo CSV para importar el precio y condiciones de costo, el proceso toma el control de todas las casillas que afectan el PCR, las marca y retorna a vacío o cero cualquier contenido que se hubiera indicado para esos datos. Si en los descuentos y cargos fijos ha indicado Reemplazar todo, esa información será reemplazada en cada registro actualizado con la contenida en el archivo importado o con vacío y cero si no existen las columnas respectivas; si indica Conservar todo, esa información no se reemplaza y asume y aplica la existente en cada registro.

Si la empresa suele utilizar los descuentos y cargos fijos en la definición de costos de sus productos y servicios, es recomendable obtener un informe de lista de precios marcando la casilla de ‘PLP, Desctos y Cargos’ como respaldo.

Para ese respaldo también puede utilizar la consulta pregrabada en el Gestor de base de datos Principal con el nombre “Productos y Servicios > PLP, Descuentos y Cargos Fijos, PCR” que entrega un informe navegable y exportable con todos los productos y servicios que tienen contenido diferente de cero en alguno de los porcentajes de descuentos fijos o montos de cargos fijos, incluyendo el detalle de todas las columnas involucradas.

Entonces, si aplica reemplazar todo, para restituir los descuentos y cargos fijos si fuera necesario, las opciones son 1) Que vengan incluidos en el archivo a importar, 2) Que luego de importar el archivo, se reingresen en forma masiva a los grupos de registro que corresponda y, 3) Si aplican en un mínimo de productos o servicios, se modifiquen directamente los registros maestros correspondientes.

Recalcular PCPP desde

Este proceso, como su nombre señala, permite recalcular el precio de costo promedio ponderado, para lo cual ejecuta las siguientes acciones tendientes a cumplir con los protocolos de cálculo del mismo, o a reemplazarlos por la mejor alternativa en caso de no contar con información para ello.

• Acumula el stock Documentado de las bodegas autorizadas a ser consideradas en el cálculo del PCPP según la configuración del sistema.
• Si hay stock, busca todos los movimientos que deben actualizar el PCPP (según los atributos del tipo de movimiento y tipo de documento) y que efectivamente pertenezcan a alguna de las bodegas autorizadas; desde la fecha actual hacia atrás, hasta la fecha que indique (sino hasta el más antiguo movimiento). La fecha utilizada es la de inventario.
• Si no encuentra movimientos que cumplan estas condiciones (cero unidades), no realiza más análisis y actualiza el PCPP del producto con el PCR de éste. Asume que este valor es correcto.
• Si encuentra unidades, va sumándolas y va sumando su costo real neto (unidades * neto final), hasta completar una cantidad de unidades igual al stock acumulado (lo que las justifica a todas) o hasta alcanzar las que logre, según los parámetros indicados. Una vez terminado el análisis de movimientos, divide la suma de los netos por las unidades. Este resultado es el nuevo PCPP, que ya ha sido traducido la moneda del producto y redondeado a los decimales propios de esta.
• Si no hay stock positivo (mayor que cero) y además no existe ningún movimiento que actualice el PCPP dentro de la fecha indicada, actualiza el PCPP del producto con el Precio Costo Reposición (PCR) de éste.
• Si hay stock negativo o cero, busca el más reciente de los movimientos que cumpla con las reglas y asume su Precio como PCPP del producto. Si no encuentra movimiento alguno, también asume el PCR como PCPP.

Precio = Último Movmto

Si el precio de costo reposición del producto está en cero y registra un precio de última compra, vuelve a vacío y cero los descuentos fijos y cargos fijos, y asigna el precio de última compra al precio lista proveedor y al precio costo reposición, y asigna la fecha actual a la fecha de actualización del PCR. Lo que intenta este proceso es que los productos que tengan alguna compra o producción, asumiendo que podrían ser vendidos, cuenten con PCR.

Si modificó el PCR, o si no habiéndolo modificado en la lista de precios de venta el margen mínimo y el margen deseado y el margen fijo del producto o servicio son igual a cero, modifica los precios y márgenes de venta de acuerdo al precio del movimiento de venta más reciente, y si no encuentra un movimiento de venta dentro del rango de tiempo indicado, en los 3 casos igualando el precio de venta al PCR. Para esta operación el usuario debe indicar que documentos de venta deben ser considerados.

Precio Venta Total sobre MF

Para ciertas operaciones y comparaciones internas, en cada lista de precios el ERP mantiene registrado el precio de venta total o completo del producto o servicio, es decir el que incluye todos los impuestos que aplica (IVA si es afecto, más otros impuestos a la venta si especifica) y el porcentaje asignado a gastos si lo tuviera. Este precio está basado en el Margen Fijo o de lista de precios, y es el que este proceso recalcula y actualiza.

Vaciar Stock Toma Inventario

Sigue® ERP en su versión web cuenta con una herramienta para registrar el stock en las tomas de inventario, cuyo propósito es que se puedan recorrer los pasillos, salas, bodegas y otros con un smartphone o Tablet y se vayan identificando los productos y sumando las unidades en existencia; información que se guarda asignada por bodegas y queda disponible para posibles procesos e informes. El ERP cuenta en su maestro de productos con una herramienta sencilla para ver el stock declarado en la última toma de inventario.

Este recurso de la modificación masiva permite identificar las bodegas a las cuales se quiere volver a cero su contador de stock de toma de inventario, proceso que es necesario antes de cada nueva toma de inventario.

Sincronización base de datos Principal

Este proceso no corresponde a esta herramienta en realidad, sino que es llamado según necesidad, el tiempo que toma depende de cuanta información debe sincronizar, tiempo que es sumado al total que la modificación masiva toma, salvo que la sincronización esté corriendo como servicio en un equipo o proceso diferente.

Lo mencionamos para que se tenga en consideración; mientras se ejecuta, al pie del diálogo aparece el mensaje “Proceso terminado… Sincronizando DB Principal…”.