Aplica tanto para ventas y clientes como para compras y proveedores.

Consideraciones para emitir Notas de Crédito

1. La factura que es anulada por la NC podría no estar en crédito, o estar parcialmente pendiente, con lo cual el monto de esa NC tendría que distribuirse entre esa y/u otras facturas, quizás de forma muy diferente cada vez.
2. El crédito total actual del cliente o el proveedor, podría ser inferior al monto de la NC, por lo que se darían por pagadas las facturas pendientes y además se generaría un saldo a favor y/o una devolución de dinero por el resto del monto de la NC.
3. El cliente o el proveedor, podría no tener nada en crédito, por lo que el monto total de la NC generaría un saldo a favor y/o una devolución de dinero.
4. La factura a la cual realmente le corresponde la NC podría estar fuera de plazo legal (ser de más de 90 días), entonces, para poder recuperar el IVA y evitar más tramites comerciales y tributarios, el emisor y el receptor pueden acordar emitirla a cuenta de una factura más reciente, con lo cual la referenciada en la NC no correspondería a la que en realidad se debe pagar o abonar.
5. Estas situaciones pueden ocurrir con NC que anulan facturas completas, que hacen devolución parcial, o que son por diferencias de precio, y en cada caso podrían darse los diferentes escenarios.
6. Estas situaciones pueden ocurrir con las NC emitidas y las recibidas, es decir por ventas (con clientes) y por compras (con proveedores).

Entonces

• Crear una forma automatizada en que la NC pague/abone a la factura que referencia, haría que el ERP fuera tan rígido que no gestionaría, ni registraría ni mantendría histórico de la realidad de la compras o ventas y sus pagos o ajustes financieros, u obligaría a la empresa a decir muchas veces que no puede hacer una gestión, lo que con algunos clientes o proveedores puede ser un inconveniente que incluso afecte la continuidad de la relación comercial.
• Automatizarlo para algunas veces sí y para otras no, o solo para compras y no para ventas o viceversa, resultaría confuso y desordenado.
• Lo mejor es la libertad para que el ERP se ajuste y refleje la realidad en cada caso, sin crear restricciones, y considerando que la proporción de NC emitidas/recibidas versus las facturas de venta/compra es menor, o debería serlo si se trabaja de forma ordenada.
• Por eso el ERP separa las funciones en caso de notas de crédito.
  1. La Nota de Crédito como tal, con los protocolos contables y tributarios.
  2. Un documento para el reingreso de la mercadería a bodega, si fuera el caso.
  3. El Ajuste Financiero que gestiona correctamente los dineros, aún en situaciones complejas, y permite dejar el número de la NC como referencia en el detalle de pago para la correspondiente trazabilidad documental.
• También, al emitir la nueva factura o boleta permite que esta pueda ser de inmediato declarada abonada o pagada con una o más notas de crédito ya emitidas, cuyos números quedan registrados en el detalle de formas de pago de la factura o boleta y como ocurre con los ajustes financieros, en los informes de cajas diarias todo se refleja correctamente para sus cuadraturas.

Notas de Crédito usadas como referencias en detalle de Formas de Pago

Tanto en compras como en ventas, si el monto total o parcial del documento será cancelado con una nota de crédito, recibida o emitida, lo usual es que esta aún no se tenga si corresponde al mismo documento de la transacción.

En tales casos se suele dejar ese monto en crédito y una vez que se tiene la nota de crédito, además de ingresarla como tal para los efectos contables y otros según su configuración, se crea un ajuste financiero proveedor o un ajuste financiero cliente, para cancelar esa cantidad.

Se pueden referenciar los tipos de documento Notas de Crédito, recibidas o emitidas, en el detalle de la forma de pago de las compras y de las ventas, y también en los abonos en general.

Esto no reemplaza a la nota de crédito como tal que de todas formas debe ser registrada, es solo una facilidad para mayor claridad de la información de la forma de pago.

Entonces, si al momento de registrar o emitir una compra o venta, como al operar abonos, se cancela una parte con una nota de crédito existente, se puede referenciar esta de inmediato en el detalle de la forma de pago de dicho documento, con su monto correspondiente, quedando cancelada esa cuota.

Configuración

Para que esto opere correctamente se requiere lo siguiente en la configuración del sistema.

En el maestro de Tipos de Documentos, a todas las Notas de Crédito, recibidas o emitidas, se les debe asignar ‘I’ (Identificada) en el campo ‘Conducta CDF y otros’, para que permitan y exijan el Número de Documento en las cuotas cuando son usadas allí (que, en este caso, por ejemplo, no es el número de cheque a fecha, sino de la nota de crédito).

En el maestro de Tipos de Documentos, a las Notas de Crédito emitidas, se les debe asignar ‘TS’ (Ajuste cta, normal) en el campo ‘Conducta Caja Diaria’, a fin de que los montos de notas de crédito usados en los detalles de formas de pago se asignen a la columna ‘Varios’ en el informe de Caja Diario/Turno, pues para el caso no son montos exigibles.

Consideraciones

Cuando se referencia una Nota de Crédito en alguna cuota de la forma de pago de cualquier documento, el sistema exige una fecha, siendo adecuado indicar la de emisión de la nota de crédito, y exige un número de documento, que obviamente debe ser el número de la nota de crédito.

Este número será mostrado en los folios correspondientes en las cartolas donde aplique la información.

En los informes de caja diaria/tuno, los montos se asignan a la columna ‘Varios’ si se ha configurado correctamente, y si se selecciona o incluye la columna de Cuotas asignadas a Varios, el informe incluirá la identificación de la nota de crédito (tipo y número) en los documentos que las referencien en su forma de pago.

El sistema no verifica que la nota de crédito referenciada en los detalles de formas de pago exista, ni chequea su monto, ni si ha sido indicada antes.

En el informe de caja diaria/turno, las notas de crédito registradas como tales siguen figurando del modo usual si se ha definido que se incluyan, ya que no existe relación entre estas y las referenciadas en la forma de pago.

El propósito principal de permitir referenciar Notas de Crédito en los detalles de formas de pago, es que los documentos (en pantalla e impresos), las cartolas y los informes, las especifiquen indicando su tipo y número, para que esa información no se pierda y para simplificar el seguimiento posterior tanto a la empresa como a terceros.

Se puede utilizar esta misma lógica, con las precauciones correspondientes, para permitir que otros tipos de documentos que usualmente no corresponden a formas de pago (como si suelen ser los cheques, tarjetas de crédito, efectivo, etc.) también puedan ser referenciados.