Existe un módulo que gestiona (agrega, consulta, actualiza, anula y elimina) los documentos base o plantillas a partir de los cuales se emiten los documentos recurrentes.
Para este ejemplo de ventas, las plantillas son las Notas de Pedido Recurrentes o compromisos de entrega de mercadería con los clientes, y los documentos recurrentes a generar a partir de las plantillas son las facturas o guías de despacho que se emiten cada vez.
El navegador incluye la columna Fecha Término que corresponde a cuando este documento base o plantilla dejó o dejará de aplicarse, y Fecha Emisión que corresponde a la fecha de emisión más reciente que se asignó a un documento generado a partir de este. Ambas columnas permiten ordenar y filtrar los documentos en el navegador.
De acuerdo al estándar del sistema, el color con el cual se presentan las plantillas en la tabla de documentos recurrentes, tiene el siguiente significado.
| Color | Significado |
|---|---|
| Rojo | Su fecha de partida, que corresponde a aquella en la cual debe comenzar a aplicarse, es posterior a la actual, es decir, aún no se incluye, aunque cumpla los demás criterios o filtros. |
| Rosado | Su fecha de término es hoy, el último día en que se incluyen. |
| Café | Su fecha de término es anterior a la fecha actual, ya no se incluyen. |
| Negro | Actualmente está vigente y su vencimiento es posterior a hoy, si cumple los demás filtros será incluido. |
Debido a que las plantillas no corresponden a documentos realmente emitidos o recibidos, y a que sus fechas tienen significado diferente al usual, las validaciones correspondientes a las tres fechas son solo las más básicas.
Para las plantillas que aún no tienen una fecha de emisión real más reciente, debido a que esta no puede quedar vacía y como una forma de garantizar que en el futuro no sea mal interpretada, sugerimos indicar 01/01/1900, que es lo que el ERP asigna por omisión al crearlos.
El navegador también incluye las 3 columnas de filtro o selección, que son el Vendedor, el Turno de documentos recurrente y la Ruta.
Las columnas de Vendedor y de Turno de documento recurrente, permiten ordenar y filtrar los registros en el navegador.
En este navegador se pueden aplicar todas las herramientas estándar de Sigue® como seleccionar registros, establecer un orden diferente, ver resultados calculados, calificar en el sistema de gestión de la calidad, asignar crayones, anular y otras.
Al ser documentos internos, las plantillas, permiten generar y controlar en forma automática el correlativo o folio de documento, lo cual es recomendable para cuestiones de control y trazabilidad de documentos.
Una de las funcionalidades aplicables es el activar o desactivar durante la sesión los switchs de edición de datos, que inicialmente se entregan configurados de la forma más adecuada para este propósito y que el administrador del sistema puede cambiar en forma permanente en el módulo de personalización de herramientas.
Al editar estos documentos el campo ‘Jornada de producción’ común del encabezado, es reemplazado por el campo ‘Turno Doc Rec’ (Turno de Documentos Recurrentes) para que la plantilla sea asignada al adecuado.
En la configuración estándar los productos y servicios en las plantillas permanecen en estado Pendiente porque así lo indican los atributos de su tipo de documento y tipo de movimiento.
Debido a que cada plantilla tiene su propio número o folio con el que se individualiza, se pueden crear tantos como se quiera, incluso para un mismo cliente dentro de un mismo Turno de documentos recurrentes, cada uno con sus propios productos, montos y demás.
Esto es útil, por ejemplo, cuando el cliente pide que se emitan documentos de venta por separado según los productos, o cuando a un mismo cliente se le emiten documentos a una misma sucursal, pero las mercaderías se entregan en diferentes direcciones, etc.
Del modo usual, en los detalles de las plantillas se pueden incluir productos de Apoyo, los cuales serán traspasados al documento recurrente generado, facilitando, por ejemplo, descripciones complementarias, detalles de entrega y más.
Todas las herramientas adicionales que correspondan a las características de este módulo, están disponibles.
En este ejemplo se combinan productos o servicios de monedas origen diferente; en una plantilla expresada en UF, o podría ser en dólares u otra moneda, para que el precio en los documentos emitidos a partir de esta, usualmente expresados en moneda del sistema o peso chileno, en cada ocasión, esté siempre actualizado según la tasa de cambio registrada del momento.
Además, usamos el código de producto especial TC (Tipo de Cambio) para que en el documento a emitir este sea aprovechado con contenido actualizado en forma automática, según los atributos de este código y del sistema.
