La Venta Anticipada
Una venta con factura puede ser Anticipada, porque la mercadería no se entrega al momento de emitir el documento, sino que posteriormente será retirada por el cliente o despachada por la empresa, en su totalidad o en forma parcializada.
Una venta anticipada dejará sus detalles (productos o servicios), marcados como pendientes y con un saldo de unidades igual a la cantidad del mismo, así Sigue® los mantiene sin entregar y clasificados como sin finiquitar aún, información que usa para los inventarios, procesos e informes que correspondan.
La venta anticipada solo rebaja el stock Documentado, debido a que los productos ya están “reservados”. No rebaja el stock Físico porque éstos en realidad no han salido de bodega. Esto se refleja en las columnas de estado y saldo de sus detalles.
El estado y el saldo podrán cambiar no solo por la entrega de la mercadería, sino que también por otros movimientos relacionados, que veremos en estas páginas.
Sigue® muestra los detalles Pendientes en rojo, para mayor claridad.
Entrega de Mercadería por Venta Anticipada
Al generar guía de despacho por concepto o tipo de movimiento de entrega de venta anticipada, o cualquier otro documento, y relacionarlo con la factura, estos nuevos documentos son internamente agregados en los documentos relacionados del documento anterior con el que se relacionan, de este modo Sigue® mantiene la información para sus propios procesos e informes y para facilitar la vista, trazabilidad y el seguimiento a los usuarios.
El tipo de movimiento corresponde a Entrega de Venta Anticipada y sus detalles quedan finiquitados. En este caso Sigue® obliga a que se ingrese al menos un documento relacionado, que en este caso es la factura de venta.
Al hacerlo, verifica que exista y que corresponda al cliente, avisando si esta condición no se cumple. Carga en sus detalles los de la factura que aún están pendientes y por lo tanto con saldo, suponiendo que quiere entregarlos todos. Puede eliminar líneas o disminuir las unidades entregadas en alguna. Este proceso se repite tantas veces como documentos relacione, trayendo solo los detalles pendientes en ellos. Si alguno no corresponde, quítelo.
Al grabar este movimiento, de acuerdo a su parametrización, rebaja los saldos de la factura relacionada y Finiquita los detalles que efectivamente queden con saldo cero. Los inventarios Físicos son rebajados, de acuerdo a la lógica correspondiente.
Si elimina una línea o detalle que ha sido automáticamente cargada por Sigue® desde un documento relacionado, ya no será correcto crearla directamente ingresando todos los datos, porque en tal caso Sigue® no hará una relación o procedimiento real hacia el mismo detalle del documento relacionado y este no recibirá las operaciones necesarias.
Si quita uno de estos detalles por error, abandone el documento e ingréselo de nuevo.
No entrega de Venta Anticipada, Anulación
Pero ¿qué sucede si el cliente ya no retirará algún producto o servicio de esta factura, que es anticipada?
Guía de Devolución o Guía Interna, No entrega
Para quitar de Pendientes de entrega el detalle que nos queda de la factura (pues no se ha entregado aún, y ya no se entregará), se crea una guía interna o una guía de devolución (ambas con validez para la empresa solamente), la que se debe relacionar obligatoriamente con la factura.
Al relacionar adecuadamente la factura de la venta, los valores de los detalles son cargados correctamente según la factura, de no ser así deberá corregirlos. En este caso la guía interna no incluye IVA, pero eso no es relevante.
Note que Sigue®, aunque carga el detalle desde la factura, cambia la bodega desde la columna de Salida (venta) a la columna de Entrada, porque es lo que corresponde.
Al grabar esta guía, resta el saldo del detalle de la factura, que queda esta vez en cero y por lo tanto lo Finiquita también; y aumenta el inventario Documentado, porque corresponde hacerlo debido a que la factura de venta anticipada lo había rebajado.
Nota de Crédito, Anulación
La empresa debe emitir una Nota de Crédito, anulando parcialmente la factura, en este caso, los productos y los valores deben coincidir con la factura, es lo que corresponde legalmente. Las bodegas también coinciden y figuran en entrada, para mantener lógica a la vista, pero no tienen mayor importancia porque las notas de crédito por anulación de venta (total o parcial), no mueven stock.
Se relaciona la factura o boleta, lo cual legalmente es obligatorio, y se verifica su existencia, ya no tiene detalles pendientes de modo que no carga nada. Debemos relacionar también la guía interna o la guía de devolución, que acredita que hemos corregido el inventario documentado, la nota de crédito cargará el producto de la guía utilizada pues está pendiente y al grabar lo declarará finiquitado y con saldo cero, de ahí la importancia de incluirlo en los documentos relacionados. Los detalles de la nota de crédito quedan Finiquitados.
Con la Nota de Crédito se cumple el tema de la contrapartida de la venta en cuanto al aspecto contable y legal de la mercadería y de las cifras de ventas, para el libro de ventas, las declaraciones ante el SII, y para los informes estadísticos.
Ajuste Financiero, Cuenta del Cliente
Solo nos queda resolver la cuenta del cliente. Quizás la factura había sido cancelada, o documentada con cheques u otros, o está en crédito. ¿Qué hacemos? ¿Qué desea el cliente? Toda nota de crédito debe tener un movimiento equivalente en los abonos, estos se denominan ajustes financieros.
Si la factura estaba documentada o pagada y la nota de crédito a través del ajuste financiero no podrá abonarla o cancelarla, el ajuste debería ser cargado a uno o más documentos de venta que estén en crédito, del cliente o de uno diferente si él lo requiere.
Si no existe crédito, y el cliente no deriva el valor hacia otro, entonces el ajuste debe generar un saldo a favor o devolver el dinero.
Para ver como se procede con los abonos y ajustes financieros con situaciones especiales consulte el capítulo de Abonos y de notas de crédito en este manual.
